حسابداری تعهدی که در بسیاری مواقع نقطه مقابل حسابداری نقدی است، یکی از روش‌های مالی با شفافیت بسیار بالا و دقیق است.
در این مقاله قرار است با عملکرد این روش حسابداری، ویژگی‌ها، مزایا و نکات منفی احتمالی‌اش آشنا شده و به این مسئله مهم بپردازیم که آیا فقط سازمان‌های بزرگ می‌توانند از این روش استفاده کنند یا کسب‌وکارهای کوچک هم امکان بهره‌مندی از مزایای حسابداری تعهدی را دارند، پس در ادامه با ما همراه شوید.
حسابداری تعهدی چیست؟ تعریف حسابداری تعهدی
حسابداری تعهدی روشی در حسابداری است که برای محاسبه هزینه‌ها و درآمدهای مختلف، صرف‌نظر از زمان دریافت و پرداخت وجه نقد، استفاده میشود.
حسابداری تعهدی با هدف ارائه شفاف هزینه‌ها و درآمد شرکت‌ها استفاده میشود؛ به همین خاطر گزارش‌های مالی حسابداری تعهدی امکان محاسبه دقیق هزینه و عملکرد سازمان را در اختیار حسابرسان و حسابداران قرار می‌دهد. در این روش، امور مالی یک سازمان یا شرکت به محض پرداخت هر وجهی آن را در اسناد حسابداری شرکت ثبت می‌شوند.
به این ترتیب، در روش حسابداری تعهدی پیش از دریافت وجه برای فروش هرگونه کالا و خدماتی، درآمد ثبت شده و هزینه‌ها پیش از پرداخت آن توسط شرکت در بخش مربوط به هزینه‌ها در نرم افزار حسابداری مجموعه ثبت میشود.
چند مثال از حسابداری تعهدی
برای درک بهتر این مفهوم مالی از چند مثال ساده استفاده کنیم. فرض کنید صاحب کسب‌وکاری مثل فروش لوازم‌خانگی یا مبلمان هستید و مشتری از شما یک ست مبلمان هفت‌نفره را به‌صورت قسطی خریداری کرده که در این خرید باید قرارداد پرداخت وجه سه‌ماهه، شش‌ماهه یا یک‌ساله داشته باشد.
حالا تیم حسابداری شما برای محاسبه درآمد حاصل از فروش این ست مبلمان باید مبلغ محصول را بعد از ارسال برای مشتری در نرم‌افزار مالی یا دفتر اسناد مالی فروشگاه ثبت کند. در واقع این ثبت هزینه فروش محصول بیان‌کنندۀ این موضوع است که در حسابداری تعهدی، زمان پرداخت وجه یا نقد کردن دریافتی‌ها اهمیتی ندارد و فقط باید کل هزینه در دفاتر مالی هم‌زمان با فروش محصول ثبت شود.
ویژگی‌های حسابداری تعهدی
با این توضیحات ببینیم که حسابداری تعهدی دقیقاً چه ویژگی‌هایی دارد و چه چیزهایی را در اختیار یک سازمان بزرگ قرار می‌دهد. اول از همه یادتان باشد که در حسابداری تعهدی از اصل تطابق درآمدها و هزینه‌ها پیروی شده و تمامی مسائل مالی مانند درآمد، هزینه، بدهی و حتی طلب‌ها در دوره مالی خودشان در نرم‌افزار یا دفاتر مالی ثبت می‌شوند.
حسابداری تعهدی برای ارزیابی و بررسی عملکرد واقعی مالی یک شرکت یا سازمان و بررسی میزان سود و زیانش اهمیت زیادی دارد. در ضمن در این روش کل درآمدها فقط زمانی در گزارش مالی ثبت می‌شوند که در دو بازه زمانی زیر باشند:
- در شرایطی که احتمال ورود و افزایش منابع مالی یا صرفه‌جویی وجود داشته باشد
- در شرایطی که ورود یا افزایش منابع مالی بالقوه و صرفه‌جویی احتمالی قابل‌اندازه‌گیری باشد
در ضمن تمامی هزینههای شرکت یا سازمان هم فقط در شرایط زیر است که در گزارش‌های مالی ثبت میشود:
- در شرایطی که احتمال مصرف یا از دست رفتن کامل خدمات و منافع اقتصادی به دلیل کاهش سرمایه یا افزایش بدهی وجود داشته باشد
- در شرایطی که این از دست رفتن خدمات یا منافع اقتصادی در شرایط گوناگون قابل‌اندازه‌گیری باشد
مزایای حسابداری تعهدی چیست؟
حسابداری تعهدی علاوه بر اینکه امکان محاسبه دقیق هزینه و عملکرد سازمان را در اختیار حسابرس و حسابدار قرار می‌دهد، مزایای دیگری هم برای امور مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها دارد. مثلاً در حسابداری تعهدی قابلیت شفاف‌سازی ثبت هزینه و درآمد وجود دارد که منجر به بهبود عملکرد، دقت و صحت گزارشگری مالی میشود. علاوه بر این دو مورد از دیگر مزیت‌های حسابداری تعهدی باید به موارد زیر هم اشاره کرد:
- ﺍﻧﻌﻄﺎﻑﭘﺬﻳﺮی بالا ﺩﺭ مدیریت مالی سازمان
- قابلیت ﺍﺭﺗﻘﺎی ﺳﻄﺢ ﭘﺎﺳﺨﮕﻮیی در سطح سازمانی
- امکان مدیریت ﻣﻨطقی مطالبات و بدهی‌ها
- ﻓﺮﺍﻫﻢ کردن ﻧﮕﺮﺵ ﺭﻗﺎﺑتی ﺩﺭ ﺑﺨﺶ ﻋﻤﻮمی
- امکان افزایش ﻛﺎﺭﺍیی ﻭ ﺍﺛﺮﺑﺨشی ﻣﻨﺎﺑﻊ سازمانی
- ﺑﻬﺒﻮﺩ ﺍﺭﺯﻳﺎبی ﻋﻤﻠﻜﺮﺩ سازمان بر مبنای شاخص‌های نظام مالی تعهدی
حسابداری تعهدی چه فرقی با حسابداری نقدی دارد؟
در حسابداری تعهدی گفتیم که با فروش هرگونه کالا یا خدماتی بدون توجه به دریافت وجه کامل، هزینه آن کامل در سیستم حسابداری مجموعه درج میشود و هیچ تفاوتی ندارد که این هزینه قرار است سه ماه دیگر یا یک سال دیگر نقد شود. این مسئله در مقابل حسابداری نقدی است، یعنی زمانی که قرار است معامله فروش فقط با مبادله وجه نقد باشد و هزینه کاملش در نرم‌افزار مالی شرکت ثبت شود. به این ترتیب تفاوت اصلی حسابداری نقدی و تعهدی بر اساس زمان شناسایی درآمد و هزینههای مجموعه است.
در صورت استفاده از سیستم حسابداری نقدی در یک مجموعه می‌توانید تمامی درآمد و هزینه‌ها پرداخت را در لحظه ثبت و گزارش‌گیری کنید؛ ولی در روش تعهدی درآمد و هزینههای پیش‌بینی‌شده مورد بررسی قرار می‌گیرند. با این توضیح باید صورتهای مالی حسابداری تعهدی را هم بررسی کنیم.
صورت های مالی حسابداری تعهدی
در روش تعهدی، امکان گزارش‌گیری و تهیه صورت های مالی مختلف را دارد که شامل 4 مورد زیر میشود:
- صورت‌وضعیت مالی
- صورت تغییر در وضعیت مالی
- گردش حساب تغییرات
- صورت مقایسه بودجه و عملکرد
در صورتی که با روش تعهدی کار می‌کنید، باید حتماً تیم حسابداری مجموعه در نرم‌افزار یا اسناد مالی بخشی به نام تعهدی داشته و تمامی زیرفصل‌ها، حساب‌ها، ریز تراکنش و پرداخت‌ها را برآورد و ثبت کند تا از هیچ موردی چشم‌پوشی نشود. تأکید روی استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه مالی مثل صدگان هم برای هم تأکید روی ریز جزئیات است.
انواع حساب های تعهدی
حسابهای تعهدی انواع مختلفی دارد و هر کسب‌وکاری به شیوه خودش می‌تواند از این حسابداری تعهدی استفاده کند. به‌صورت کلی 5 روش معمول حسابداری تعهدی هم که بیشتر رایج است، شامل موارد زیر میشود:
- حسابهای پرداختی
- حسابهای دریافتی
- بدهی‌های مالیاتی
- سود انباشته
- سرقفلی
کلام آخر
تا اینجا با حسابداری تعهدی، ویژگی‌ها و مزایای آن آشنا شدید، البته این روش مالی معایب و نکات منفی خاص خودش را هم دارد. مثلاً حسابداری تعهدی چندان برای کسب‌وکارهای کوچک پیشنهاد نمی‌شود؛ زیرا تیم کوچک است و ممکن است یک یا دو نفر تمامی کارهای مالی را انجام دهند، در نتیجه هم تیم حسابداری دچار مشکل overloading و حجم بالای کار شده و هم ممکن است تمامی حساب‌ها با دقت انجام نشود.
برای دقت بالا در محاسبات مالی بهترین کاری که می‌توانید برای تیم مالی سازمانتان انجام دهید، نرم‌افزارهای یکپارچه مالی صدگان است که هم برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط و هم برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ طراحی شده تا با اطمینان بیشتری تمامی کارهای مالی و حسابداری را انجام داده و درصد خطا را به حداقل برسانید. در ضمن امکان استفاده از نسخه دمو و رایگان را قبل از خرید نرم‌افزار دارید.
سؤالات متداول
مهمترین معایب حسابداری تعهدی چیست؟
در حسابداری تعهدی باید ماهانه گزارش درآمد و هزینههای مجموعه آماده شود و اگر وقفهای بین ارائۀ این صورتهای مالی باشد، نظم حساب و کتابهای مجموعه به هم میریزد. علاوه بر این چون در این روش به جای ثبت فروش و پرداخت مالیات در ازای دریافت وجه نقد، باید گزارش فروش را بر اساس اعتبار رد کنید، در صورت محدود بودن سرمایه ممکن است در پرداخت مالیات برای کالایی که هنوز وجه نقدش را دریافت نکردید؛ ولی موظف به پرداختش هستید هم دچار مشکل و کمبود منابع مالی شوید.
حسابداری نیمه تعهدی چیست؟
حسابداری نیمه تعهدی ترکیبی از دو روش تعهدی و نقدی است که در این روش هزینه‌ها با استفاده از مبنای تعهدی ثبت میشود؛ ولی درآمدها در زمان دریافت وجه نقد و با استفاده از مبنای نقدی شناسایی، ثبت و گزارش‌گیری می‌شوند.
برای بودجهبندی و تخصیص منابع مالی در سازمان کدام روش پیشنهاد میشود؟
برای برنامهریزی مالی و تخصیص منابع معمولاً روش حسابداری تعهدی بیشتر پیشنهاد میشود.
