هزینه یکی از مفاهیم اساسی و مهم در حسابداری محسوب می‌شود که برای انجام هرگونه فعالیت اقتصادی و تولید خدمات و کالا نیاز است و به‌معنای مصرف منابع اقتصادی برای رسیدن به اهداف سازمان است. هزینه‌ها در حسابداری به‌گونه‌های مختلفی تفکیک و طبقه‌بندی می‌شوند که هر یک از این تفکیک‌ها برای اهداف خاصی انجام می‌شود. در این مطلب، ما به بررسی انواع هزینه در حسابداری براساس فعالیت اقتصادی و طبقه‌بندی هزینه‌ها در ثبت حسابداری می‌پردازیم.
هزینه در حسابداری چیست؟
هزینه در حسابداری به معنای مقدار پولی است که برای تهیه یا استفاده از منابع اقتصادی پرداخت می‌شود. منابع اقتصادی می‌توانند شامل مواد‌اولیه، نیروی انسانی، ماشین‌آلات، ساختمان و… باشند. در‌واقع هزینه، مبلغی است که برای تولید کالا یا ارائه خدمات و یا برای اداره فعالیت‌های روزمره یک کسب‌وکار پرداخت می‌شود.
چرا هزینه‌ها در حسابداری تفکیک می‌شوند؟
هزینه‌ها در حسابداری به دلایل مختلفی تفکیک می‌شوند. برخی از این دلایل عبارت‌اند از:
- محاسبه هزینه تمام‌شده کالا یا خدمات
- تعیین قیمت فروش کالا یا خدمات
- تحلیل عملکرد و بهره‌وری سازمان
- برنامه‌ریزی و کنترل بودجه و هزینه‌ها
- گزارش‌دهی و ارائه اطلاعات مالی به ذینفعان
- اتخاذ تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی
انواع هزینه در حسابداری براساس فعالیت اقتصادی
براساس فعالیت اقتصادی که هزینه‌ها را ایجاد می‌کند، می‌توان هزینه‌ها را به 5 دسته کلی تقسیم کرد:
- هزینه مستقیم
- هزینه غیر‌مستقیم
- هزینه متغیر
- هزینه ثابت
- هزینه سربار
هزینه مستقیم
هزینه مستقیم آن دسته از هزینه‌هایی است که به‌طور مشخص و قابل اندازه‌گیری با یک واحد تولید یا خدمات مرتبط است. به عبارت دیگر، هزینه مستقیم آن دسته از هزینه‌هایی است که اگر تولید یا خدمات متوقف شود، هزینه نیز صفر خواهد شد. مثال‌هایی از هزینه مستقیم عبارت‌اند از:
- هزینه مواد‌اولیه: مقدار پولی که برای خرید مواد‌اولیه که در تولید کالا یا خدمات موردنیاز است، پرداخت می‌شود.
- هزینه نیروی انسانی: مقدار پولی که برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنانی که در تولید کالا یا خدمات مشارکت مستقیم دارند، پرداخت می‌شود.
- هزینه سایر منابع: مقدار پولی که برای تهیه یا استفاده از سایر منابعی که به‌طور مستقیم در تولید کالا یا خدمات موردنیاز است، پرداخت می‌شود.
هزینه غیر‌مستقیم
هزینه غیر‌مستقیم به هزینه‌هایی گفته می‌شود که نمی‌توان آن‌ها را به‌طور مستقیم به یک محصول یا خدمات خاص ارتباط داد.
این هزینه‌ها معمولاً به تولید یا فعالیت کلی سازمان مرتبط هستند و برای تمام محصولات یا خدمات به‌صورت یکسان تخصیص داده می‌شوند. برای مثال، اجاره، بیمه، حقوق و دستمزد، استهلاک و لوازم اداری از جمله هزینه‌های غیر‌مستقیم هستند.
هزینه متغیر
هزینه متغیر به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که با تغییر در حجم تولید یا فروش، تغییر می‌کنند. به عبارت دیگر، این هزینه‌ها مستقیماً با میزان فعالیت شرکت مرتبط هستند و با افزایش یا کاهش تولید، به تناسب افزایش یا کاهش می‌یابند. برای مثال، هزینه‌های مواد‌خام که در تولید محصولات به‌کار می‌روند، هزینه‌های متغیر محسوب می‌شوند؛ چرا که با افزایش تعداد واحدهای تولید‌شده، هزینه مواد‌خام نیز افزایش می‌یابد.
همچنین، اگر تولید کاهش یابد، هزینه مواد‌خام نیز کاهش خواهد یافت. درعین‌حال باید اشاره کنیم که مدیریت هزینه‌های متغیر می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند که سودآوری خود را بهبود بخشند و برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری داشته باشند.
هزینه ثابت
هزینه ثابت به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که مستقل از حجم تولید یا فروش، به‌صورت ثابت باقی می‌مانند و در طول دوره زمانی معینی تغییر نمی‌کنند. به عبارت دیگر، این هزینه‌ها تحت تاثیر تعداد کالاها یا خدمات تولید‌شده یا فروخته‌شده قرار نمی‌گیرند و باید مستقل از هرگونه فعالیت تجاری خاص، توسط شرکت پرداخت شوند.
برای مثال، هزینه‌هایی هم‌چون اجاره محل کسب، بیمه، حقوق و دستمزد کارکنان (در صورتی که تعداد آن‌ها ثابت باشد) و استهلاک تجهیزات جزو هزینه‌های ثابت به حساب می‌آیند. این هزینه‌ها حتی اگر شرکت تولیدی هیچ محصولی تولید نکند یا خدماتی ارائه ندهد، همچنان باید پرداخت شوند. همچنین مدیریت هزینه‌های ثابت می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند که برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری داشته باشند و در شرایط مختلف تولیدی، سودآوری خود را حفظ کنند.
هزینه سربار
هزینه سربار آن دسته از هزینه‌هایی است که برای انجام فعالیت‌های کلی و پشتیبانی سازمان صرف می‌شود. مثال‌هایی از هزینه سربار عبارت‌اند از:
- هزینه حسابداری و حسابرسی
- هزینه مشاوره و آموزش
- هزینه بیمه و مالیات
- هزینه امنیت و نظافت
طبقه بندی هزینه ها در ثبت حسابداری
هزینه‌ها در ثبت حسابداری به گونه‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند که هر یک از آن‌ها برای اهداف خاصی انجام می‌شود. در این بخش، ما به بررسی پنج دسته از هزینه‌ها در ثبت حسابداری می‌پردازیم:
۱. هزینه‌های عمومی و اداری Administrative Costs
هزینه‌های عمومی و اداری آن دسته از هزینه‌هایی است که برای اداره و مدیریت سازمان و انجام فعالیت‌های حمایتی و پشتیبانی صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولا به‌صورت هزینه‌های ثابت درنظر گرفته می‌شوند و بر میزان تولید یا فروش تاثیری ندارند. مثال‌هایی از هزینه‌های عمومی و اداری عبارت‌اند از:
- هزینه حقوق و دستمزد مدیران و کارکنان اداری
- هزینه قبوض تلفن، آب، برق، گاز و اینترنت
- هزینه لوازم التحریر و مصرفی
- هزینه حسابداری و حسابرسی
- هزینه مشاوره و آموزش
- هزینه بیمه و مالیات
۲. هزینه توزیع و فروش در حسابداری Distribution Costs
هزینه توزیع و فروش آن دسته از هزینه‌هایی است که جهت انتقال محصولات یا خدمات از واحد تولیدی برای مشتریان صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولا به‌صورت هزینه‌های متغیر درنظر گرفته می‌شوند و بر میزان فروش تاثیر دارند. مثال‌هایی از هزینه توزیع و فروش عبارت‌اند از:
- هزینه حمل‌ونقل و باربری
- هزینه انبارداری و بسته‌بندی
- هزینه بازاریابی و تبلیغات
- هزینه کمیسیون و پورسانت
۳. هزینه‌های مالی در حسابداری Financial Costs
هزینه‌های مالی آن دسته از هزینه‌هایی است که برای تامین منابع مالی سازمان صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولا به‌صورت هزینه‌های ثابت درنظر گرفته می‌شوند و بر میزان تولید یا فروش تاثیری ندارند. مثال‌هایی از هزینه‌های مالی عبارت‌اند از:
- هزینه سود سهام
- هزینه سود اقساط بانکی
- هزینه جرائم تاخیر
- هزینه مشاوره مالی
۴. هزینه استهلاک در حسابداری Depreciation Costs
هزینه استهلاک آن دسته از هزینه‌هایی است که برای کاهش ارزش دارایی‌های ثابت سازمان به دلیل فرسودگی یا عمر مفید صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولا به‌صورت هزینه‌های ثابت درنظر گرفته می‌شوند و بر میزان تولید یا فروش تاثیری ندارند. مثال‌هایی از هزینه استهلاک عبارت‌اند از:
- هزینه استهلاک ساختمان
- هزینه استهلاک ماشین‌آلات
- هزینه استهلاک وسایل نقلیه
- هزینه استهلاک ابزارآلات
۵. هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری Salary Costs
هزینه حقوق و دستمزد آن دسته از هزینه‌هایی است که برای پرداخت به کارکنان سازمان صرف می‌شود. این هزینه‌ها معمولا به‌صورت هزینه‌های متغیر درنظر گرفته می‌شوند و بر میزان تولید یا فروش تاثیر دارند. مثال‌هایی از هزینه حقوق و دستمزد عبارت‌اند از:
- هزینه حقوق و دستمزد کارگران تولید
- هزینه حقوق و دستمزد کارکنان فروش
- هزینه حقوق و دستمزد کارکنان اداری
- هزینه حقوق و دستمزد مدیران
نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟
ثبت سند هزینه در حسابداری یکی از مراحل اصلی و مهم در فرآیند حسابداری است. برای ثبت سند هزینه در حسابداری، باید ابتدا نوع هزینه را تشخیص داد و سپس حساب‌های مربوطه را مشخص کرد. برای مثال، اگر یک شرکت برای خرید مواد‌اولیه یک فاکتور دریافت کند، این فاکتور یک سند اولیه است که نشان‌دهنده یک هزینه مستقیم خواهد بود.
برای ثبت این سند، باید حساب مواد‌اولیه را بدهکار و حساب بانکی را بستانکار کرد. به‌صورت کلی، برای ثبت سند هزینه، باید حساب هزینه را بدهکار و حساب منبع تامین مالی را بستانکار کرد. برای مثال، اگر یک شرکت برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان یک رسید دریافت کند، این رسید یک سند اولیه محسوب می‌شود که نشان‌دهنده هزینه‌ای متغیر است. برای ثبت این سند، باید حساب حقوق و دستمزد را بدهکار و حساب جاری کارکنان را بستانکار کرد.
منظور از کنترل هزینه چیست؟
کنترل هزینه به معنای انجام فعالیت‌هایی است که به منظور کاهش یا بهینه‌سازی هزینه‌های سازمان انجام می‌شود. در‌واقع کنترل هزینه یکی از اهداف اصلی مدیریت مالی است که به افزایش سود و بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند. برای کنترل هزینه، باید ابتدا هزینه‌ها را شناسایی، اندازه‌گیری، تحلیل کرد و برای آن برنامه‌ریزی داشت.
سپس اقدامات لازم را برای کاهش یا حذف هزینه‌های غیر‌ضروری یا افزایش بهره‌وری و کارایی منابع انجام داد. برای مثال، برای کنترل هزینه توزیع و فروش، می‌توان از راه‌های زیر استفاده کرد:
- انتخاب شیوه‌های بهینه حمل‌ونقل و باربری
- کاهش هزینه‌های انبارداری و بسته‌بندی
- انتخاب بازارهای هدف مناسب و استراتژی‌های قیمت‌گذاری موثر
- افزایش کیفیت و ارزش افزوده محصولات یا خدمات
- افزایش رضایت و وفاداری مشتریان
جمع بندی
درک صحیح از انواع هزینه‌ها و نحوه مدیریت آن‌ها می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند که بهره‌وری مالی خود را افزایش دهند و به سودآوری بیشتری دست یابند. همچنین کنترل دقیق هزینه‌ها و ثبت صحیح آن‌ها در دفاتر حسابداری نیز از اصول مهم مدیریت مالی است که به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کند.
سوالات متداول
چگونه می‌توان هزینه‌های متغیر را کنترل کرد؟
کنترل هزینه‌های متغیر از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای تولید، کاهش ضایعات و مدیریت دقیق موجودی مواد‌اولیه امکان‌پذیر است.
چگونه می‌توان هزینه‌های غیر‌مستقیم را کاهش داد؟
کاهش هزینه‌های غیر‌مستقیم می‌تواند از طریق بهبود فرآیندهای داخلی، استفاده از فناوری‌های جدید و مدیریت بهتر منابع انجام شود.
