ثبت حسابداری، نام اسنادی است که تمام فعل‌وانفعلات مالی را در بر می‌گیرد. هدف از تنظیم انواع ثبت حسابداری، ایجاد یک دیدگاه واقع‌گرایانه از وضعیت مالی مجموعه تجاری است.
در‌واقع مدیران مجموعه با استناد به این اسناد از وضعیت مالی مجموعه و سودمند یا زیان‌بار بودن هرکدام از فرایندهای مالی شرکت، باخبر می‌شوند. به همین خاطر حسابداران وظیفه دارند تا بلافاصله بعد از انجام هر پروژه مالی، اطلاعات مربوط به آن را ثبت کنند. به این ترتیب شاهد بی‌نظمی در اطلاعات مالی شرکت و بروز خطا نخواهیم بود.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری سندی است که تمام رویدادهای مالی یک مجموعه در آن ثبت میشود. در یک شرکت یا مجموعه تجاری همواره رویدادهای مالی مختلفی مانند خرید یا فروش کالا، تامین تجهیزات یا پرداخت حقوق و مزایای پرسنل، دریافت خدمات و… انجام میشود. تمام این رویدادهای مالی در اسناد حسابداری ثبت شده و درنهایت به تایید مدیر مجموعه می‌رسند.
اسناد حسابداری جز اسناد قابل‌استناد هستند. به‌طوری که حسابداران برای مدیریت پرداخت‌های مالیاتی، تنظیم صورت‌های مالی یا پیش‌بینی هزینه‌های آتی شرکت، از اسناد حسابداری استفاده می‌کنند. اسناد حسابداری شامل هر نوع سندی است که رویدادهای مالی در آنها ثبت شوند.
انواع سند حسابداری شامل دفتر دارایی، فاکتورهای خرید و فروش، دفتر روزنامه و… می‌شوند. همچنین در هر مجموعه شیوه تنظیم این اسناد با هم متفاوت است. البته انواع سند حسابداری در گذشته به‌صورت دستی تهیه می‌شدند؛ اما امروزه از نرم‌افزارهای حسابداری برای تنظیم این اسناد استفاده میشود.
دفاتر حسابداری
دفاتر حسابداری اوراقی هستند که از آنها برای ثبت انواع اسناد حسابداری استفاده میشود. دفاتر حسابداری شامل دو دسته دفاتر قانونی یا رسمی و غیررسمی یا کمکی هستند.
دفاتر حسابداری رسمی از دفتر روزنامه و دفتر کل تشکیل میشود. در دفتر روزنامه، تمام رویدادهای مالی در طول هر روز ثبت می‌شوند. اما دفتر کل، شامل تمام معاملات و رویدادهای مالی مجموعه است. در‌مقابل دفاتر غیررسمی دفاتری هستند که تهیه آنها اجباری نیست؛ اما با استفاده از آنها می‌توان نگهداری حساب‌ها را تسهیل کرد. یک مثال از دفاتر غیررسمی، دفتر معین است.
ثبت در حسابداری چیست؟
ثبت در حسابداری شامل پیگیری امور مالی و آنالیز دیتاهای به‌دست‌آمده است که طی آن امور مالی مختلف آنالیز و ثبت می‌شوند. در هر مجموعه تجاری همواره انواع مختلفی از رویدادهای مالی در جریان هستند.
ثبت حسابداری باعث میشود که تمام فعلوانفعالات مالی به‌صورت دستی یا الکترونیکی ثبت شده و قابل پیگیری باشند. در آخر حسابداران موقع تهیه صورت‌های مالی از انواع سند حسابداری برای تهیه صورت‌های مالی، پیش‌بینی پرداخت‌های مالیاتی و مدیریت هزینه‌ها، استفاده می‌کنند.
چرا ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی اهمیت زیادی دارد؟
در هر مجموعه تجاری روزانه تعداد زیادی از رویدادهای مالی رخ می‌دهند. ثبت این رویدادهای مالی به این دلایل حائز اهمیت هستند:
- برنامه‌ریزی برای بهبود و تغییرات کسب‌وکار: انواع ثبت حسابداری، از جمله اسنادی هستند که مدیران برای برنامه‌ریزی جهت پیشرفت و ارتقا کسب‌وکار از آنها استفاده می‌کنند. مدیران پیش از تایید یک پروژه جدید، به انواع ثبتهای حسابداری کرده و با بررسی میزان بودجه و سود و زیان ماه‌های گذشته، متوجه می‌شوند که آیا امکان اجرا پروژه‌های جدید وجود دارد یا خیر!
- پیگیری هزینه‌های کسب‌وکار: انواع ثبتهای حسابداری ترتیبی می‌دهند تا مدیر شرکت بتواند هزینه‌ها و مخارج شرکت را پیگیری کرده و جریان‌های مالی موجود در مجموعه را آنالیز کند. این اطلاعات دیدگاه روشنی در خصوص امکان ارتقا و توسعه کسب‌وکار به مدیران می‌دهد. همچنین درصورتی‌که هزینه‌های نامعقولی وجود داشته باشد؛ با رجوع به این اسناد می‌توان به آنها پی برد.
- تامین آمادگی پرداخت مالیات: هر کسب‌وکار ملزم به پرداخت مالیات‌های سه‌ماهانه و سالانه است. انواع ثبتهای حسابداری ترتیبی می‌دهد که مدیر مجموعه، دیدگاه روشنی در خصوص وضعیت مالی شرکت داشته و با کاهش پرداخت‌ها و مخارج اضافی، از افزایش مالیات جلوگیری کند.
- پیش‌بینی درآمد بالقوه یک شرکت: حسابداران می‌توانند از انواع ثبت حسابداری برای پیش‌بینی سود بالقوه یک شرکت در دوره‌های ماهانه، سه‌ماهانه یا سالانه استفاده کنند. موقع انجام این کار از اطلاعاتی مانند پیش‌بینی‌های فروش، سطوح سود گذشته یا هزینه‌های شرکت استفاده میشود.
هدف از ثبت حسابداری چیست؟
از مهم‌ترین اهداف ثبت انواع سند حسابداری، این است که امور مالی کسب‌وکار منظم باشند؛ چرا که با گذشت زمان، زیاد بودن تعداد امور مالی، باعث بی‌نظمی یا ایجاد خطا می‌شوند. درصورتی‌که هر فعل‌وانفعال مالی بلافاصله بعد از اجرایی شدن، ثبت شود؛ دیگر نگرانی در خصوص بروز خطا وجود ندارد.
از دیگر اهداف ثبتهای حسابداری این است که مدارک قابل‌استناد از جزئیات امور مالی ثبت شوند. این اسناد قابل‌رجوع بوده و از بروز خطاها و سوتفاهم‌های احتمالی جلوگیری می‌کنند.
انواع ثبتهای حسابداری
انواع ثبت حسابداری شامل 6 دسته کلی است:
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های دولتی
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های بازرگانی
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های خدماتی
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های تولیدی و صنعتی
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
- انواع ثبتهای حسابداری شرکت‌های پیمانکاری
آموزش ثبت سند حسابداری – مراحل ثبت رویدادهای مالی
از مهم‌ترین مواردی که در انواع ثبت حسابداری به آن توجه میشود، شیوه ثبت این اسناد است. امروزه ثبتهای حسابداری به دو شیوه دستی یا به‌واسطه برنامه‌های حسابداری انجام می‌شوند. در هر صورت فرد باید با علم حسابداری آشنایی داشته باشد. پروسه ثبت حسابداری به 4 مرحله کلی تقسیم میشود:
- شناسایی رویدادهای مالی و جمعآوری دیتا و اسناد مالی: در آغاز حسابدار تمام رویدادهای و فعلوانفعالات مالی انجام شده در شرکت را مشخص کرده و اسناد مربوط به آن را جمعآوری می‌کند.
- آنالیز رویدادهای مالی: حال که حسابدار به دیتا و اسناد مالی دسترسی دارد؛ باید این اطلاعات را آنالیز و دستهبندی کند. سپس حسابدار سرفصل‌های حسابداری را مشخص کرده و آنها را در رویدادهای مالی در نمونه فرمهای آماده، مشخص کند.
- چاپ اسناد حسابداری: در این مرحله نوبت آن است که اسناد مورد‌نظر چاپ شده و ضمیمه اسناد اثبات‌کننده شوند.
- کنترل و بررسی اسناد چاپ شده: در آخرین مرحله باید تمام دیتاها صحتسنجی شده و مطمئن شوید که هیچ خطایی در ثبت اسناد صورت نگرفته است.
۱. ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات مالی
از مهم‌ترین انواع ثبت حسابداری، اسناد خرید و فروش و معاملات مالی هستند. این اسناد جزئیات و تاثیراتی که یک معامله روی معادلات می‌گذارند را آنالیز کرده و در دفاتر روزنامه ثبت می‌کنند.
در‌واقع در این اسناد فعل و انفعالاتی مانند خرید، فروش، برگشت از خرید و فروش و تخفیفات ثبت می‌شوند. در ثبت حسابداری، اسناد خرید و فروش و معاملات مالی، خرید، برگشت از فروش و تخفیفات همیشه در ستون بدهکار ثبت می‌شوند. معاملاتی مانند فروش، برگشت از خرید و تخفیفات خرید همیشه در ستون بستانکار ثبت می‌شوند.
۲. ثبت سند حسابداری وام‌های بانکی
گاهی شرکت‌ها برای تامین بودجه از وام استفاده می‌کنند. وام یک نوع بدهی محسوب میشود که برای ثبت حسابداری آن از اسناد پرداختی استفاده میشود. در ثبت اسناد حسابداری وام‌های بانکی، از سرفصل‌های وام بانکی استفاده میشود.
در این اسناد میزان بدهکار و بستانکار ثبت میشود. همچنین سود بانکی و هزینه بازپرداخت‌نهایی مشخص‌شده و مبلغ اقساط تعیین میشود.
۳. ثبت سند حسابداری دارایی‌های ثابت
ثبت حسابداری دارایی‌های ثابت از چالشی‌ترین ثبتهای حسابداری است که حسابدار باید انجام دهد. انواع ثبت حسابداری ثابت شامل انواع دارایی‌های شرکت است. برای مثال فعل و انفعالات مالی مربوط به خرید دارایی‌های شرکت از جمله انواع ثبت حسابداری ثابت است.
۴. ثبت سند حسابداری شرکت بازرگانی
ثبت حسابداری در شرکت‌های بازرگانی، تقریبا شبیه به ثبت حسابداری در شرکت‌های خدماتی است. اما در شرکت‌های حسابداری اسناد ثبت حسابداری برای کالاهایی ثبت می‌شوند که در شرکت بازرگانی برای ایجاد درآمد، خرید و فروش می‌شوند.
در شرکت‌های بازرگانی با خرید کالا، یک ثبت حسابداری با ماهیت بدهکار ایجاد میشود و در فروش کالا یک ثبت حسابداری از نوع بستانکار ایجاد میشود. دو ثبت حسابداری رایج دیگر در شرکت‌های بازرگانی درمورد بازگشت از فروش و بازگشت از خرید است. این اسناد زمانی ثبت می‌شوند که معامله خرید و فروش فسخ شده و کالای خریداری‌شده یا فروخته‌شده، عودت داده می‌شوند.
از دیگر اتفاقات رایج مالی در این شرکت‌ها، تخفیف‌های رایج خرید و تخفیفات رایج فروش است. تخفیف فروش ماهیت بدهکار دارد و تخفیف خرید ماهیت بستانکار دارد.
۵. ثبت حسابداری پیمانکاری
ثبت حسابداری پیمانکاری به‌صورت ماهیانه به کارفرما ابلاغ میشود. درنهایت مراحلی که کارفرما مشخص کرده، طی شده و صورت وضعیت صادر میشود. در این اسناد مواردی مانند شرکت در مناقصات و خرید اسناد مناقصه، قبولی در مناقصات، دریافت وام، دریافت وام از کارفرما و اعمال هزینه در مناقصات و غیره ثبت می‌شوند.
۶. ثبت حسابداری تولیدی
در ثبت حسابداری شرکت‌های تولیدی، درآمد فروش ثبت میشود. در این اسناد، دارایی‌ها به‌عنوان بدهکار و میزان درآمد و میزان فروش را به‌عنوان بستانکار ثبت می‌کنند. در این اسناد فروش کالاهای نقدی یا مناقصه‌ای و کالاهای نسیه‌ای به‌صورت جداگانه ثبت می‌شوند. همچنین تخفیفات فروش و تخفیفات خرید نیز به‌ترتیب در حساب بدهکار و بستانکار ثبت می‌شوند.
صحت ثبت سندها چطور سنجیده میشود؟
آخرین مرحله از تدوین انواع ثبتهای حسابداری، صحتسنجی آنها است. حسابدار با صحتسنجی انواع ثبت حسابداری، مطمئن میشود که تمام مراحل تدوین اسناد ثبت حسابداری به‌درستی انجام گرفته است. صحتسنجی انواع ثبتهای حسابداری به‌وسیله تراز آزمایش انجام میشود.
در تراز آزمایش به مجموع بدهکار و بستانکار توجه شده و با تطبیق آنها، به درست بودن یا نبودن ثبت اسناد حسابداری پی می‌برد. برای مثال در اسناد ثبت حسابداری مربوط به خرید تجهیزات موردنیاز برای شرکت، حسابدار موظف است میزان بودجه اختصاص داده شده به خرید تجهیزات را با مجموع هزینه‌های خرید تجهیزات تطبیق دهد.
برای مثال درصورتی‌که قرار است برای یک شرکت تولید مواد‌غذایی، دستگاه‌های بسته‌بندی جدید خریداری شود؛ تراز آزمایش به‌صورت زیر تدوین میشود.
نکته: جدول تراز آزمایش زیر به عنوان مثال برای شما شرح داده شده است و مبلغ‌ها تنها مثال بوده و واقعی نیست!
| بودجه تعیین‌شده | مخارج انجام گرفته | تراز آزمایش | |
| 1.5 میلیارد تومان | |||
| خرید یک دستگاه بسته‌بندی ساشه‌ای به قیمت 200 میلیون تومان | |||
| خرید چهار دستگاه بسته‌بندی حجمی به ارزش 150 میلیون تومان | |||
| خرید دو دستگاه پرکن گرانول به ارزش 200 میلیون تومان | |||
| خرید تجهیزات جانبی موردنیاز به مجموع ارزش 300 میلیون تومان | |||
| مجموع مبلغ بدهکار | مجموع مبلغ بستانکار | ||
| 1.5 میلیارد تومان | 1.5 میلیارد تومان | ||
مهم‌ترین و پرکاربردترین ثبتهای حسابداری
انواع ثبتهای حسابداری در مجموعه‌های تجاری تنظیم می‌شوند. برخی از پرکاربردترین انواع ثبت حسابداری عبارت‌اند از:
- اسناد عملیات و معاملات مالی: ثبت‌اسناد و معاملات مالی در نمونه دفاتر روزنامه جز کاربردی‌ترین و مهم‌ترین انواع ثبت حسابداری است. این اسناد به نسبت میزان تاثیری که روی معادلات حسابداری دارند؛ آنالیز شده و در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند. بیشترین جایی که از این نوع ثبت حسابداری استفاده میشود، شرکت‌های بازرگانی است که اصلی‌ترین کار آنها خرید و فروش است. در تدوین این نوع اسناد، ستون عطف روزنامه را خالی می‌گذارند. در این ستون توسط نرم‌افزارهای حسابداری، شماره حساب ثبت میشود.
- ثبت سند بستن حساب‌های موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه: از جمله پرکاربردترین انواع ثبتهای حسابداری که در انتهای سال مالی انجام میشود، ثبت سند بستن حساب‌های موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه است.
- ثبتهای حسابداری حقوق و دستمزد: هر مجموعه تجاری ماهانه ملزم به پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و پرسنل خود است. لازم است که حسابدار اطلاعات مربوط به این پرداخت‌ها را ثبت کرده و جزئیات آنها را نگه دارد. این اسناد شامل اطلاعاتی مانند حقوق پایه، حق مسکن و بن خوار‌و‌بار، حق اولاد و حق ماموریت، بیمه سهم کارفرما، بیمه سهم کارگر، مالیات حقوق سالانه، حقوق پرداختی و دیگر مزایا است.
انواع اصلاح سند حسابداری
حسابداری همواره با حجم زیادی از دیتا و اعداد سروکار دارد. همواره تلاش شده است تا با تدوین فرایندهای منظم مالی و اختراع نرم‌افزارهای حسابداری به منظم‌تر و دقیق‌تر شدن فرایندهای حسابداری کمک کرد. اما گاها پیش می‌آید که اشتباهاتی در اسناد مالی و محاسبات حسابدارها رخ بدهد.
با انجام برخی از انواع اصلاح سند حسابداری، می‌توان خطاهای موجود در انواع ثبت حسابداری را پیدا و خنثی کرد. همچنین برخی از اصلاحات مالی در پایان هر دوره مالی انجام می‌شوند. ساده‌ترین راه برای اصلاح اسناد حسابداری، این است که یک فرایند حسابداری را به‌صورت معکوس انجام دهید تا خطا را پیدا کرده و آن را خنثی کنید.
سخن آخر
انواع ثبتهای حسابداری جز اصول حسابداری هستند. ثبتهای حسابداری اطلاعات مربوط به حسابداری را در خود نگهداری می‌کنند. انواع ثبتهای حسابداری جز پایه‌ای‌ترین مقدمات حسابداری هستند که حتی حسابداران مبتدی و تازه‌کار هم می‌توانند به‌سادگی آنها را انجام دهند.
هرچند ساده بودن این اسناد، دلیل بر بی‌اهمیتی آنها نیست؛ چرا که ثبتهای حسابداری جز اسناد قابل استناد هستند و مدیران برای تصمیم‌گیری‌های مالی و تصمیم‌های مهم، به این اسناد رجوع می‌کنند. برای جلوگیری از هر‌گونه اشتباه نرم‌افزار حسابداری صدگان گزینه مناسبی برای ثبتهای حسابداری است.
سوالات متداول
تنظیم ثبتهای حسابداری شامل چه مراحلی است؟
برای تنظیم ثبتهای حسابداری، لازم است که اطلاعات و دیتاهای موجود را جمعآوری کرده و بعد از آنالیز و دستهبندی آنها فرمهای آماده حسابداری را تنظیم کنید. درنهایت مرحله صحتسنجی اسناد مالی انجام میشود تا در صورت وجود خطا، آن را برطرف کنند.
دلیل اهمیت ثبتهای حسابداری چیست؟
این اسناد همواره برای منظم کردن دیتاهای مالی و کمک به مدیران برای اتخاذ تصمیمات مالی مهم و حیاتی هستند.
