از گذشته تاکنون تمام شرکت‌ها عادت داشته‌اند تا تمام حساب‌ها و معاملاتی که انجام می‌دادند را ثبت و در آخر سال بررسی کنند. امروزه به محلی که این داده‌ها ثبت می‌شوند، دفتر حسابداری می‌گویند. دفاتر حسابداری در واقع بخش مهمی از اطلاعات یک شرکت و کسب و کار را در خود جای می‌دهند. در این مقاله، به طور کامل درباره دفاتر حسابداری توضیح داده‌ایم؛ با ما همراه باشید تا تمام اطلاعات مربوط آن‌ها را برای شما شرح دهیم.
دفتر حسابداری چیست؟
به این دفاتر به اصطلاح «ابزار دست حسابداران» نیز می‌گویند. دفاتر حسابداری، همان دفترهایی هستند که یک شرکت به طور دائم کلیه صورت‌های مالی و معاملات را به صورت طبقه بندی شده و خلاصه شده در آن ذخیره می‌کند. داده‌های این دفاتر شامل معاملات مالی برای کلیه بدهی‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، حتی اشخاص حقیقی که در معامله حضور داشته‌اند و غیره است. نه تنها شرکت‌ها، بلکه مراجع قانونی نیز از دفاتر حسابداری برای ثبت عملیات مالی بنگاه‌های اقتصادی استفاده می‌کنند.
با کمک حساب دفتر کل، تراز آزمایشی و تهیه ترازنامه امکان پذیر است. تهیه دفتر حسابداری مهم است؛ زیرا به عنوان یک سند اصلی برای تمام تراکنش‌های مالی یک شرکت عمل می‌کند. از آنجایی که درآمد و هزینه‌ها را به صورت کاملا صحیح و دقیق ثبت می‌کند، می‌تواند به مدیران و حسابداران کمک کند از به تمام تراکنش‌های مالی شرکت دسترسی داشته باشند.
انواع دفتر حسابداری
دفاتر حسابداری با توجه به استفاده‌ای که دارند، دارای انواع مختلفی هستند. انواع آن‌ها به شرح زیر هستند:
دفتر خرید یا دفتر بستانکار
دفتر خرید یا دفتر بستانکار به طور خاص معاملات با ارزش بالا مربوط به فروشندگانی که کالاها به صورت اعتباری از آن‌ها خریداری شده است، را ثبت می‌کند. مبلغ تخصیص یافته در اینجا به عنوان حساب‌های پرداختنی، بستانکاران مختلف یا بستانکاران تجاری نامیده می‌شود. هدف از این کار ثبت اطلاعات در مورد تامین کنندگانی است که شرکت به آن‌ها بدهی دارد. میزان بدهی نیز در این دفاتر ثبت می‌شود.
دفتر فروش یا دفتر بدهکار
دفتر فروش یا دفتر بدهکار به طور خاص سابقه تمام معاملات فروش انجام شده توسط مشتریان را ثبت می‌کند. مبالغی که در این دفتر ثبت می‌شوند، در اینجا به عنوان حساب‌های دریافتنی، بدهکاران مختلف و بدهکاران تجاری نامیده می‌شود.
هدف از ایجاد این حساب، در واقع ثبت تمام بدهی‌هایی است که مشتریان به شرکت دارند. علاوه بر این، این حساب‌ها به ترتیب حروف الفبا مرتب خواهند شد.
دفتر روزنامه
گاهی می‌توان دفتر بدهی و دفتر بستانکار را با هم تلفیق و یک دفتر روزنامه ایجاد کرد. دفتر روزنامه تمام اطلاعات کلی مربوط به معامله یا حساب را در خود جای می‌دهد. برخی از اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل خواهد شد که چگونگی آن را در ادامه شرح خواهیم داد.
دفتر کل
دفتر کل مجموعه‌ای متمرکز از تمام حساب‌های دفتری است که در یک دوره معین ثبت شده است. این نوع دفاتر حسابداری معمولا تمام حساب‌هایی که در طول سال انجام می‌شوند را ثبت می‌کنند.
دفتر کل خصوصی
دفتر کل خصوصی سوابق شخصی یک مالک را نگهداری می‌کند. این حساب‌ها برای مشاهده معاملات حسابداری عمومی مانند حساب‌های جاری، حساب‌های سرمایه، حساب‌های قرض الحسنه، حساب‌های برداشت و غیره در نظر گرفته شده‌اند.
دفتر دارایی
قانون ۹ تجارت می‌گوید که گزارش تمام دارایی‌های منقول و غیر منقول باید در دفتر دارایی ثبت شود. علاوه بر این، این نوع دفاتر حسابداری می‌توانند کلیه بدهکاری‌ها و طلبکاری‌ها را با جزئیات بیشتری ثبت کنند. البته امروزه به دلیل تنظیم ترازنامه، کاربرد این نوع دفاتر حسابداری به حداقل رسیده است. به عبارتی دیگر، امروزه نرم افزارهایی وجود دارند که می‌توانید با کمک آن‌ها اموال و دارایی‌های شرکت را ثبت کرده و هر زمان که بخواهید آن‌ها را بررسی کنید.
دفتر کپیه
ماده ۱۰ قانون تجارت درباره دفاتر حسابداری کپیه این چنین می‌گوید؛ این دفاتر تمامی صورت حساب‌های صادر شده و نامه‌نگاری‌ها را به ترتیب تاریخ ثبت می‌کند. لازم به ذکر است که به دلیل اتوماسیون مدرن و پیشرفت تکنولوژی در حسابداری شرکت‌ها، استفاده از این دفاتر تقریبا منسوخ شده است.
دفاتر حسابداری معین
دفتر حسابداری معین، در واقع یک دفتر کمکی است که در آن تمام جزئیات مربوط به یک حساب از دفتر کل ثبت می‌شود. اگر یک شرکت ارتباطات بسیار زیادی را با شرح‌های مختلف، با بستانکاران یا بدهکاران داشته باشد، نمی‌تواند تمام جزئیات آن‌ها را در دفتر کل ثبت کند. زیرا هدف کلی ایجاد دفتر کل بررسی و ثبت اطلاعات کلی معامله است. به همین دلیل، حسابداران از یک دفتر کمکی برای ثبت جزئیات اطلاعات مالی مربوط به اشخاص حقیقی یا حقوقی معامله‌ای که تراکنش مالی بالایی دارد، استفاده می‌کنند.
دفاتر حسابداری تفصیلی
دفاتر حسابداری تفصیلی نیز تکمیل کننده دفاتر معین هستند و اطلاعات و جزئیات تکمیلی در رابطه با تراکنش‌های مالی یک حساب خاص در آن‌ها ثبت می‌شود. این دفاتر زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند که یک معامله چنان جزئیات و اطلاعات زیادی داشته باشد که امکان ثبت آن‌ها در دفتر معین هم وجود نداشته باشد.
به طور کلی، زمانی که حسابداران نیاز ببینند که جزئیات و تراکنش‌های بیشتری را درباره یک معامله یا حساب باید به ثبت برسانند، یک دفتر تفصیلی در کنار دفتر معین ایجاد می‌کنند و اطلاعات معامله را به زور کامل در آن تشریح می‌کنند. حساب‌های تفصیلی دارای دو نوع هستند؛ حساب‌های تفصیلی چند سطحی و حساب‌های تفصیلی شناور.
انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
همانطور که پیشتر توضیح دادیم تمام اطلاعات ثبت شده در دفتر بستانکار، دفتر بدهی و یا به طور کلی دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شوند. مراحل انتقال اطلاعات به دفتر کل به شرح زیر است:
- در دفتر کل، در ستون‌های مربوط به حساب یا حساب‌های بدهکار، تاریخ، صفحه روزنامه و مبلغ بدهکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.
- در دفتر روزنامه در ستون حساب، کل شماره حساب که مبلغ بدهکار در آن درج شده است را بنویسید و در ستون عطف دفتر، دفتر روزنامه شماره صفحه دفتر کل را بنویسید.
- در دفتر کل، در ستون‌های مناسب حساب یا حساب‌های بستانکار، تاریخ، صفحه دفتر روزنامه و مبلغ بستانکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.
- در دفتر روزنامه در ستون حساب کل شماره حساب که مبلغ بستانکار در آن درج شده است را بنویسید و در ستون عطف دفتر دفتر روزنامه شماره صفحه دفتر کل را بنویسید.
چگونه از دفاتر حسابداری استفاده می‌کنند؟
بیشتر مشاغل از نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنند که کلیه معاملات مالی را مستقیما به دفترچه عمومی ارسال می‌کند. با این حال، اگر می خواهید دفتر حسابداری خود را ایجاد کنید، ابتدا باید اصول حسابداری دو-ورودی را یاد بگیرید.
در سیستم دو ورودی، معمولا هر معامله دارای دو بخش است و هر بخش نیز به نوبه خود دو ستون می‌طلبد. داده‌های بدهی‌ها در سمت چپ و داده‌های اعتباری و بستانکاری در سمت راست دفتر نوشته می‌شود.
مرحله ۱: تنظیم دفاتر حسابداری
با ۵ ستون برای ثبت حساب‌ها ایجاد کنید؛ دارایی، بدهی، عدالت، درآمد و هزینه. در هر ستون، حساب‌های مورد نیاز خود را لیست کنید. به عنوان مثال، نوع حساب دارایی، یک حساب نقدی و یک حساب دریافتنی.
مرحله ۲: زیر ستون‌ها
ستون‌هایی را در سمت چپ صفحه برای تاریخ، معامله یا شماره ورود ژورنال و توضیحات قرار دهید. برای بدهی‌ها، اعتبار و جمع کل در سمت راست دفتر ستون بکشید.
مرحله ۳: ثبت معاملات مالی
هر روز معاملات تجاری خود را همانطور که اتفاق می‌افتد با تاریخ و ذکر نام طرفین معامله، ثبت کنید.
مرحله ۴: ترازنامه
برای ایجاد گزارش تراز آزمایشی خود، مانده حساب‌های پایانی را از دفترچه عمومی و کل سطح حساب خلاصه کنید.
