در بحث انبارداری همواره ممکن است مشکلاتی هم‌چون ناهماهنگی در ورود و خروج کالاها، جا به جایی یا مفقود شدن برخی از قطعات به وجود آید. حتی برخی از مواقع عدم ثبت درست کالاها توسط پرسنل انباردار می‌تواند روند کاری مجموعه را مختل کند. در این حالت اهمیت خدمات انبارداری و افرادی که به عنوان انباردار مشخص می‌شوند، وضوح مشاهده خواهد شد. در واقع می‌توان این‌گونه بیان کرد که انبارداری یک فعالیت پیچیده است و در صورتی‌که برای انجام هر چه بهتر آن از یک نرم‌افزار انبارداری مناسب استفاده کنید، فرآیند انجام آن روان و بدون مشکل خواهد بود.
از این رو ما در صدگان قصد داریم که در ادامه، مطالبی را در رابطه با انبارداری، تعاریف و روش‌های آن و همچنین فلوچارتی که دارد، برای شما بیان کنیم.
انبار چیست؟
انبار مکانی برای ذخیره‌سازی کالاهای یک مجموعه یا کارخانه است. در واقع به بیان دیگر می‌توان گفت که انبار یک تاسیسات است که محل نگهداری ایمن کالا می‌باشد. انبار با قفسه‌های ذخیره‌سازی که دارد این امکان را برای تولیدکنندگان فراهم می‌کند که بتوانند بر اختلافات بین جریان ورودی و جریان خروجی کالا نظارت داشته باشند و آن‌را کنترل کنند.
فرآیندهایی در سیستم انبارداری باید انجام شوند تا بتوانید روند مناسبی را در مجموعه داشته باشید. در ادامه به اصلی‌ترین فرآیندهایی که در سیستم انبارداری باید انجام شوند، اشاره شده است.
- رسید کالا
- تایید کالا
- ارسال کالا
- ذخیره کالا
- تهیه سفارشات و ادغام بارها
- حمل و نقل بین قسمت‌های مختلف انبار
- مدیریت و پردازش اطلاعات مربوط به تقاضای کالا، گردش کار و …
انواع انبار کدامند؟
برخی از مواقع در شرکت یا مجموعه‌ای ممکن است به یک یا چند نوع انبار جهت نگهداری از مواد اولیه، محصولات نیمه تمام، محصولات تولیدی و یا نهایی شده نیاز باشد. در واقع باید بر اساس نیازهای عملیاتی و مطابق با محدودیت‌ها، بهترین نوع انبار را انتخاب کنید. از این رو در ادامه به انواع انبار اشاره شده است.
- انبار خصوصی: این نوع از انبارها برای زمانی است که یک کسب و کار به صورت انحصاری در اختیار یک مجموعه و مالک آن بوده و یا وی انبار را اجاره کرده باشد.
- انبار عمومی: این نوع از انبارها به عنوان یک مکان عمومی برای برخی از مشاغل که نیاز به یک مکان برای نگهداری موقت کالاهای خود دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. در عین حال ممکن است یک اداره دولتی یا شرکت صاحب یک انبار بزرگ و عمومی باشد و آن را به سایر نهادها یا کسب و کارها اجاره دهد.
البته باید خاطر نشان کرد که انبارها از لحاظ ساختمان و دسته‌بندی نیز به 3 گروه کلی تقسیم خواهند شد که در ادامه بیان شده‌اند.
- انبار پوشیده: این نوع از انبارها برای اجناسی که به علت حساسیت و مواد خاص نیاز به محل نگهداری کاملا پوشیده دارند، مناسب است.
- انبار سرپوشیده: برخی از اجناس نیاز به انبارهایی دارند که آن‌ها را در مقابل نور مستقیم آفتاب، برف و باران محافظت کند که در این حالت انبار سرپوشیده انتخاب مناسبی خواهد بود.
- انبار باز: این نوع از انبار به صورت یک محوطه است و برای اجناسی که نیاز به مراقبت در مقابل نور مستقیم آب، برف و باران ندارند، مناسب است. البته برای نگهداری اجناس در این انبارها نیز باید اصول انبارداری رعایت شود.
انبارداری چیست؟
همان‌طور که در تعریف انبار گفته شد، جریان‌های ورودی و خروجی کالا در انبار وجود دارند؛ اما کنترل آن‌ها به دلیل ناهماهنگ بودن، نیازمند انبارداری است. در واقع انبارداری به حفظ کالاهای موجود در انبار تولیدکنندگان تا زمان ارسال به مصرف کننده اشاره دارد و فرآیند ذخیره کالاهایی است که بعدا توزیع خواهند شد. در عین می‌توان انبارداری را به عنوان یک مسئولیت برای نگهداری کالاها نیز تعریف کرد.
انبارداری صحیح نتایجی نیز برای تولیدکنندگان و شرکت‌ها به همراه دارد به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره کرده‌ایم.
- یکی از نتایج انبارداری این است که امکان ارسال و توزیع کالاها از یک مکان واحد فراهم می‌شود و همین امر سبب خواهد شد که بتوانید موجودی انبارتان را مدیریت کنید.
- در صورتی‌که با اصول انبارداری آشنایی داشته باشید، می‌توانید هزینه حمل و نقل را بکاهید، انعطاف پذیری را بیشتر کرده و در عین حال نیازهای پرسنلی شما کاهش پیدا می‌کند.
- از آن جایی‌که انبارداری یک فرآیند بیمه شده است، ملاحظه خواهید کرد اگر که محصولات شما آسیب ببینند یا به سرقت بروند، جبران خسارت شامل شما می‌شود.
- در صورتی‌که کالاهای خود را انبار کنید، با کنترل دما می‌توانید از فاسد شدن آن‌ها محافظت کرده و یا از تغییر رنگ و بافت محصولات نیز جلوگیری کنید.
- یکی دیگر از نتایج انبارداری این است که امکان تحویل به موقع محصولات را خواهید داشت که در نهایت به افزایش بهره‌وری و رضایت مشتری منجر خواهد شد. چرا که خطاها و صدمه‌های احتمالی کاهش پیدا خواهند کرد و سفارشات از بین نمی‌روند.
مراحل انبارداری کدامند؟
مراحل و فرآیندهای انبارداری در واقع مجموعه‌ای از عملیات می‌باشند که در هر نوع انباری انجام می‌شوند تا بتوان در نهایت محصولی را به دست مشتری رساند. در ادامه به مراحل انبارداری اشاره شده است.
- پذیرش کالا
- جاگذاری و جابه‌جایی کالا
- مدیریت انبارها
- بسته بندی و تحویل کالا در انبار
پذیرش کالا
اولین مرحله از انبارداری پذیرش کالا است که در این حالت شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالاها دارای یک انبار هستند و با توجه به قوانین موجود در این خصوص می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود و پذیرش کالایی را به انبار صادر کنند. در واقع مجوزهای صادر شده شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن هستند و پس از کنترل‌های امنیتی امکان پذیرش کالا در انبار میسر خواهد شد. همچنین باید اشاره کنیم که در محوطه پذیرش کالا، مسئولین به بررسی کالاها می‌پردازند و آن‌ها را از نظر شکل ظاهری و تعداد کنترل می‌کنند. اگر مغایرتی در کالا وجود داشته باشد، در این حالت باید در جلسه‌ای اطلاعات مورد نیاز ارائه شود و در صورت عدم وجود مغایرت، با توجه به نوع و وضعیت کالا به انباری که برای آن مناسب است، ارسال می‌شود.
جاگذاری و جابه‌جایی کالا
مرحله بعدی در انبارداری، جابه‌جایی کالا است که پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهایی که در خصوص ذخیره سازی وجود دارند، لازم است برای هر کالا محلی تعیین شده و در آن جاگذاری شود. همچنین محل دقیق کالا در انبار نیز باید در اسناد کاغذی و یا یک سامانه مدیریت انبار ذخیره شود.
مدیریت انبارها
مدیریت انبار در واقع شامل اصول و فرآیندهای مربوط به اجرای عملیات روزانه انباری می‌باشد که شامل دریافت کالا، سازماندهی فضای انبار، برنامه ریزی برای نیروی کار، مدیریت موجودی و تکمیل سفارشات است. در خصوص مدیریت انبارها مسئله‌ای که وجود دارد این است که در صورت درخواست خروج کالا از انبار توسط صاحب کالا، وی باید مراحل آن‌را طی کرده تا در نهایت با توجه به رسیدی که برای آن صادر شده است به نقطه تحویل منتقل شود، در نهایت اجازه خروج کالا از انبار صادر خواهد شد.
بسته‌بندی و تحویل کالا در انبار
پس از صدور مجوز خروج کالا، فرآیند انجام این‌کار شروع می‌شود. زمانی‌که اطلاعات مربوط به کالا و وسیله نقلیه دریافت شوند، منابع لازم برای بارگیری آن نیز اختصاص داده خواهد شد و اگر صاحب کالا درخواست بسته‌بندی کالای خود را داشته باشد، این‌کار نیز برای وی انجام می‌شود. همچنین در صورتی‌که به تهیه فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آن در سیستم انبارداری نیاز باشد، ارائه خواهد شد.
اصطلاحات انبارداری
در انبارداری اصطلاحات عمومی و خصوصی وجود دارند که مورد استفاده قرار می‌گیرند. از این رو در ادامه به برخی از مهم‌ترین اصطلاحات انبارداری اشاره شده است.
- موجودی کالا: به تمام دارایی‌هایی که در انبار برای فروش یا ساخت کالا، نگهداری می‌شوند؛ می‌گویند.
- تگ : برچسبی است که در انبارداری برای نشان دادن نوع و تعداد کالا بر روی آن چسبانده می‌شود.
- کاردکس انبار: کارتی است که ورود، خروج و تعداد موجودی کالا در آن ثبت می‌شود.
- کارت موجودی انبار: کارتی است که به صورت مقوایی چاپ می‌شود و در اختیار مسئولین قرار خواهد گرفت تا اطلاعات کالای وارده و صادره در آن درج شوند.
- کارت حساب انبار: در واقع کارتی برای موجودی انبار است با این تفاوت که قیمت کالا در آن درج می‌شود.
- کارت شناسایی کالا: این کارت در کنار هر قفسه از انبار قرار می‌گیرد و برای ثبت اطلاعات آن است.
- برگ درخواست جنس از انبار: این برگ توسط مشتری برای درخواست کالای مد نظرش پر خواهد شد.
- حواله انبار: این برگه در هنگام تحویل کالا به مشتری توسط انباردار پر خواهد شد و در آن اطلاعات سفارش ثبت و به مشتری داده می‌شود.
- حد تجدید سفارش: طبق گزارشات انبار و مصرف روزانه کالاها، میزان حداقل و حداکثری برای آن‌ها در نظر گرفته می‌شود که اگر موجودی یک کالا به حداقل نزدیک شد، مجددا برای خرید یا تولید دوباره آن اقدام شود.
- فرم حواله: شامل 4 فرم حواله انبار، حواله جابه‌جایی بین انبار، حواله برگشت و حواله امانی است.
- فرم رسید: شامل 6 فرم رسید انبار موقت، رسید انبار دائم، رسید جابه‌جایی بین انبار، رسید برگشت، رسید امانی و رسید مصرف مستقیم است.
فلوچارت انبارداری
فرآیند انبارداری در واقع روندی است که به نوع انبار، فرهنگ و اصول شرکت، کارکرد انبار و … نیاز دارد. با توجه به این موضوع انبارداری دارای یک فلوچارت برای پیش بردن فرآیند خواهد بود که در ادامه به آن اشاره شده است.
- دریافت: یکی از مهم‌ترین فرآیندهای انبارداری است که هرگونه اختلال در این مرحله می‌تواند بر کل عملکرد انبارداری تاثیر بگذارد. در واقع در این مرحله از فلوچارت انبارداری، ابتدا کالاهایی که رسید دارند و بسته‌بندی شده‌اند، بررسی می‌شوند. همچنین پس از بررسی کالاهای آماده شده، کالاهایی که خسارت دیده‌اند مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
- انتقال: در مرحله انتقال، کالاهایی که شبیه به یکدیگر هستند در فضایی قرار می‌گیرند تا به راحتی توزیع شوند. در عین حال اپراتورهایی که فرآیند آماده سازی کالاها را کنترل می‌کنند، محل صحیح ذخیره کالا را در انبار کنترل می‌کنند.
- بسته‌بندی: این مرحله یکی دیگر از مراحل فلوچارت انبارداری است که در آن همه مواردی که سفارش داده شده‌اند، در کنار هم برای حمل و نقل آماده می‌شوند. در واقع بسته‌بندی می‌تواند از خرابی کالاها در هنگام ارسال و ایجاد مشکل در برنامه تحویل آن‌ها جلوگیری کند.
- حمل و نقل: اجناس سفارش داده شده توسط مشتریان، پس از بسته‌بندی توسط نیروهای حمل و نقل به آن‌ها تحویل داده خواهد شد.
منظور از عملیات انبار چیست؟
عملیات انبار در واقع تمام اعمالی است که از ابتدای ورود کالا به انبار تا مرحله تحویل آن انجام خواهد شد و بر عهده کارکنان انبار می‌باشد. همچنین باید اشاره کنیم عملیاتی که با همکاری انباردار و کلیه کارکنان صورت می‌گیرد باید توسط آن‌ها مرحله به مرحله صحت سنجی شود. عملیات انبار به 3 بخش کلی تقسیم می‌شود که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است.
- واردات کالا به انبار
- نگهداری و محافظت از کالا در انبار
- صادرات کالا از انبار
نرم افزار مناسب مدیریت انبار
وقتی‌که از مرحله جذب مشتری‌ها و به دست آوردن وفاداری آن‌ها گذر کنید، باید به دنبال روش صحیح مدیریت باشید که در این مسیر می‌توانید از یک نرم‌افزار مناسب مدیریت انبار بهره ببرید تا برای مثال این امکان برای شما فراهم شود که بتوانید سود بالایی را در مدت زمانی نسبتا کوتاه برای کارخانه یا سازمانی که دارید، به ارمغان بیاورید. در واقع باید اشاره کنیم که شما می‌توانید با کمک نرم افزار انبارداری به راحتی بر مواردی هم‌چون مدیریت موجودی کالاهایتان نظارت داشته باشید و همه چیز را کنترل کنید.
نتیجه گیری
ما در تیم صدگان سعی بر این داشتیم که در مطالب ذکر شده، شما را به‌طور کلی با مفهوم انبار و انبارداری آشنا کنیم. همچنین به انواع انبار، مراحل، اصطلاحات و فلوچارت انبارداری نیز اشاره شد.
در عین حال به شما همراهان عزیز که صاحب کسب و کاری هستید و برای آن یک یا چند انبار را در اختیار دارید، پیشنهاد می‌کنیم که از نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری استفاده کنید تا بتوانید بر مواردی هم‌چون انبارها و محاسبه حقوق پرسنل مجموعه خود به راحتی نظارت داشته باشید. صدگان یکی از ارائه دهندگان برتر در زمینه نرم‌افزارهای حسابداری و مالی است که شما می‌توانید برای کسب اطلاعات لازم در خصوص هر یک از نرم‌افزارهای صدگان و صدگان پرو از طریق شماره تماس درج شده در سایت، اقدام به دریافت مشاوره‌های لازم کرده و پس از آن نسخه مورد نظر خود را تهیه کنید.
