در دنیای پویا و پیچیده امروز، هماهنگی و سرعت تبدیل به امری اساسی شده است. سازمان‌ها و شرکت‌ها باید با تغییرات سریع در نیازها و تقاضاها همراهی کنند و به سرعت و دقت بتوانند مواد و محصولات را در دسترس قرار دهند. در این زمان کلید موفقیت مدیریت انبار و تنظیم جریان کالاها، انبارگردانی است.
انبارگردانی به عنوان یک نقطه تماس بین تولید و توزیع، با توجه به نیازهای مشتریان و تقاضاها، وظیفه ذخیره، مدیریت و توزیع کالاها را برعهده دارد. در این مطلب از مجموعه صدگان با انبارگردانی چیست و انواع آن به همراه مراحل انبارگردانی آشنا خواهید شد.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی یا مدیریت انبار به فرآیند مدیریت و کنترل موجودی کالاها در انبارها اطلاق می‌شود. در واقع، انبارگردانی (Stock-taking) شامل فعالیت‌هایی است که برای ذخیره، مدیریت، حفظ و توزیع کالاها در یک سازمان صورت می‌گیرد. این فرآیند در یک بازه معین و معمولا در پایان هر سال انجام می‌شود.
همچنین انبارگردانی به عنوان یک بخش مهم در زنجیره تامین، نه تنها تاثیر قابل‌توجهی بر هزینه‌ها و عملکرد سازمان‌ها دارد، بلکه مستقیماً بر تجربه مشتریان و رقابت‌پذیری سازمان تاثیر می‌گذارد.
اهداف انبارگردانی چیست؟
هدف اصلی انبارگردانی، ایجاد هماهنگی بین تولید و تقاضا است. در واقع یکی از مهمترین اقلام دارایی اطلاع از موجودی کالاها است؛ با مدیریت صحیح موجودی کالاها در انبارها، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا به بهترین شکل ممکن به تقاضاهای مشتریان پاسخ دهند و همچنین هزینه‌های اضافی مرتبط با موجودی اضافی یا کمبود موجودی را کاهش دهند.
برخی از مهمترین اهداف انبارگردانی شامل موارد زیر هستند:
- جلوگیری از ثبت سفارشات تکراری
- ایجاد هماهنگی و کاهش خطاها کارمندان و کارکنان
- بهبود کارایی، عملکرد و خدمات‌رسانی به مشتریان
- اطلاع و جداسازی کالاها و مواد معیوب از محصولات سالم
- ارزیابی موجودی‌ها در پایان سال به منظور ثبت دقیق و صحیح اطلاعات مالی سازمان
- پیگیری و اعتبارسنجی موجودی‌های فیزیکی و تطابق اطلاعات مالی با موجودی‌های در دسترس
- شناسایی اختلافات و مغایرت‌های احتمالی بین موجودی‌ها و اسناد مالی و حسابداری
چرا انبارگردانی مهم است؟
انبارگردانی یکی از عوامل حیاتی در مدیریت هر سازمان و یا زنجیره تامین است. مدیریت صحیح انبار و موجودی‌ها دارای اهمیت بسیاری است و دلایل زیر نشان می‌دهند که چرا انبارگردانی مهم است:
مدیریت بهینه موجودی: انبارگردانی به سازمان کمک می‌کند تا موجودی‌های خود را به‌صورت بهینه مدیریت کند. با داشتن اطلاعات دقیق در مورد موجودی‌ها، سازمان قادر است نیازهای خود و مشتری را پیش‌بینی کرده و موجودی‌ها را بر‌اساس آن تنظیم کند. با داشتن اطلاعات دقیق در مورد موجودی‌ها، می‌توان برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای تامین و توزیع محصولات داشت و از مشکلاتی مانند موجودی زیاد، موجودی کم، یا نامتعادلی موجودی جلوگیری کرد.
کاهش اختلالات و اشتباهات: با استفاده از انبارگردانی، امکان اشتباهات و اختلالات در انبار و موجودی‌ها کاهش می‌یابد. با بررسی و تطبیق موجودی‌های فیزیکی با سیستم‌های مالی و حسابداری، مغایرت‌ها و خطاهای ممکن در موجودی‌ها شناسایی می‌شوند و می‌توان به سرعت به آنها واکنش نشان داد و اقدامات مناسب را انجام داد.
بهبود کارایی عملیات: با استفاده از انبارگردانی منظم و دقیق، سازمان می‌تواند عملیات خود را بهبود ببخشد. همچنین انبارگردانی تاثیر مستقیمی بر عملکرد زنجیره تامین دارد و انجام درست آن منجر به بهبود عملکرد زنجیره تامین می‌شود. با داشتن سیستم منظم برای شناسایی و مدیریت مواد، موقعیت انبار، و جریان مواد، زمان و تلاش برای جستجوی مواد در انبار کاهش می‌یابد و فرآیندهای انبارگردانی بهبود می‌یابند.
انواع انبارگردانی کدام‌اند؟
برای افزایش دقت در تعیین موجودی تا بهبود فرآیندهای عملیاتی، نرم‌افزار انبار صدگان می‌تواند به عنوان یک راهکار قدرتمند برای بهبود کارایی و عملکرد انبارگردانی در سازمان‌ها عمل کند. به طور کلی انواع انبارگردانی به سه دسته انبارگردانی پایان سال، میان دوره و رندم تقسیم می‌شود.
- انبارگردانی پایان سال: انبارگردانی پایان سال یا انبارگردانی سالانه فرآیندی است که معمولا یک بار در پایان هر سال انجام می‌شود. در این فرآیند، موجودی کالاها و مواد در انبارها و سیستم‌های مدیریت انبار شمارش و بررسی می‌شوند تا هیچ‌گونه مشکلاتی برای انتقال موجودی و کالاهای انبار برای سال آینده وجود نداشته باشد.
- انبارگردانی میان دوره: انبارگردانی میان دوره فرآیندی است که در طول دوره‌های زمانی کوتاه‌تر از پایان سال انجام می‌شود. در این فرآیند، موجودی‌های کالاها و مواد در انبارها و سیستم‌های مدیریت انبار شمارش تا دقت و صحت آنها بررسی شود. این نوع معمولاً به‌صورت منظم و مداوم در بازه‌های زمانی مشخصی برنامه‌ریزی می‌شود، مانند هر سه ماه، شش ماه و یا در پایان هر نیم سال اول؛
- انبارگردانی رندم: انبارگردانی رندم یک روش مورد استفاده در انبارگردانی است که برای بررسی و کنترل موجودی‌ها استفاده می‌شود. در این روش، به جای شمارش کامل تمامی موجودی‌ها، نمونه‌ای تصادفی از موجودی‌ها انتخاب می‌شود و شمارش بر روی آنها انجام می‌شود.
اصطلاحات انبارگردانی
در فرآیند انبارگردانی، اصطلاحات و عبارات خاصی استفاده می‌شود که در زیر به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد:
- حواله انبار: یک سند یا فرم است که در فرآیند انتقال کالاها از یک انبار به انبار دیگر استفاده می‌شود. این سند دارای اطلاعات کاملی از کالا است که توسط انباردار به مشتری تحویل داده می‌شود.
- کارت موجودی انبار: هدف اصلی کارت موجودی انبار، ثبت و رصد جریان و تغییرات موجودی کالاها در یک انبار است. تمامی اطلاعات وسط مسئول کاردکس در فرم ورود و خروج کالا از انبار ثبت می‌شود.
- کاردکس کالا: یک فرم یا سند است که در فرآیند مدیریت موجودی کالاها و عملیات انبارگردانی از آن استفاده می‌شود. این کاردکس به‌صورت یک برگه یا فایل جداگانه برای هر کالا تهیه می‌شود و اطلاعاتی مربوط به محل نگهداری، خرید، فروش، ورود و خروج کالا را در طول زمان ثبت می‌کند.
- کدگذاری کالا: یک سیستم شناسایی یکتا برای محصولات است. کدگذاری کالاها به عنوان یک روش استاندارد در صنعت و بازاریابی استفاده می‌شود تا مسئولان بتوانند به راحتی به اطلاعاتی همچون نام کالا، موجودی، قیمت و… دست پیدا کنند.
انبارگردانی هر چند وقت یک‌بار باید انجام شود؟
تعداد بارهایی که انبارگردانی باید انجام شود، بستگی به نوع فعالیت و سیستم مدیریت موجودی سازمان دارد. در برخی صنایع و سازمان‌ها، انبارگردانی ممکن است هر چند وقت مشخص (مانند هر سه ماه یا هر شش ماه) یا در پایان دوره حسابداری (مانند پایان سال مالی) انجام شود.
البته تعداد بارهای انبارگردانی می‌تواند متناسب با نیازها و منطقه‌ی فعالیت سازمان، نوع صنعت، حجم موجودی‌ها و سیستم مدیریت موجودی تعیین شود. معمولاً، انجام انبارگردانی حداقل یک بار در سال توصیه می‌شود، اما در صورت نیاز و شرایط خاص، می‌توان آن را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تری برنامه‌ریزی کرد.
مراحل انبارگردانی پایان سال
مراحل انبارگردانی پایان سال ممکن است برای هر سازمانی متفاوت باشد، اما به طور کلی در ابتدا تهیه و آماده‌سازی منابع موردنیاز برای انبارگردانی صورت می‌گیرد. این شامل تهیه برگه‌ها و فرم‌های شمارش، برچسب‌ها، دستگاه‌های بارکدخوان و سایر ابزارها و تجهیزات موردنیاز برای شمارش موجودی است.
سپس شمارش کمی و کیفی کالاها و مواد اولیه موجود در انبار انجام می‌شود؛ تا اطمینان حاصل شود که موجودی‌های شمارش شده با موجودی‌هایی که در سیستم مدیریت انبار ثبت شده‌اند، تطبیق دارند یا خیر! در واقع مهمترین قسمت ثبت آخرین سند است.
در صورت وجود اختلافات بین موجودی‌های فیزیکی و سیستم، باید تصحیحات لازم اعمال شود. این شامل اصلاح موجودی‌های غلط، افزایش یا کاهش موجودی‌ها بر‌اساس نتایج انبارگردانی است. در نهایت پس از انجام انبارگردانی، گزارش‌های مربوط به موجودی‌های شمارش شده تهیه می‌شود. این گزارشات عموماً شامل موجودی پایانی، اختلاف موجودی، تحلیل انبارگردانی و سایر اطلاعات مهم مرتبط با مدیریت انبار است.
نکات مهم پیش از شمارش کالاها
یکی از نکات مهم قبل از شمارش کالاها، انتخاب یک شخص مسئول به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی و بررسی دستورالعمل‌های تهیه شده توسط او است. وظیفه این شخص اطلاع به مسئولین شرکت و موسسه حسابرسی در صورت وجود اشکال در ابتدای فرآیند است.
همچنین، تعیین روزها و ساعات شمارش و گروه‌های شمارش نیز جزء فعالیت‌های مهم است که در صورت عدم توجه به آن، ممکن است در هنگام شمارش کالاها مشکلاتی ایجاد شود. تنظیم برگه‌های شمارش در دو نسخه پیش آماده و شماره‌گذاری شده و گزارش آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی‌ها مانند برگه صدور کالا و رسید کالا نیز از الزامات کار است و بررسی آنها باعث شمارش کالاها با حداقل خطا می‌شود.
در ادامه، کنترل مشخصات و تعداد اجناس موجود در قسمت دریافت کالا و تسلیم گزارش اجناس موجودی در جهت اطمینان از صدور فاکتور از دیگر نکات مهم قبل از شمارش کالاها به شمار می‌رود که باید به آن توجه شود.
نکات مهم در حین شمارش کالا
در حین شمارش کالا، شمارش باید توسط گروه‌های دو نفری و وسایل اندازه‌گیری اصولی و متناسب با نوع کالاها انجام شود. برای جلوگیری از هرگونه مشکل، شمارش بهتر است دوبار انجام شده و برای اینکه اشتباهی رخ ندهد باید آنها را به‌صورت ردیفی شمرده و سپس با علامت‌گذاری مشخص کرد.
شمارش دقیق موجودی‌ها بسیار مهم است و از دوباره کاری و شمارش مجدد آنها جلوگیری می‌کند. در انتها گروه‌های شمارشگر برگه‌های مربوط به انبارگردانی را تایید و امضا می‌کنند و تمامی موجودی‌های معیوب، فاسد، غیر‌استاندارد و… را در این برگه‌ها بیان می‌کنند. در نهایت این برگه‌ها باید به مسئولین مربوطه، مدیران و حسابداران ارائه شود تا بتوانند از آنها برای انجام اقدامات لازم، تهیه گزارش‌های مالی و مدیریت موجودی استفاده کنند.
نکات مهم پس از شمارش کالا
پس از شمارش کالاها، تمام برگه‌های شمارش (شامل برگه‌های استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) باید به هماهنگ‌کننده موجودی برداری ارسال شوند تا از صحت و قابل استفاده بودن آنها اطمینان حاصل شود. در صورتی که نتایج شمارش توسط دو گروه، اختلافی نشان داده یا با مدارک دائمی موجودی‌ها تفاوت داشته باشد، برای تعیین نتیجه‌نهایی و صحیح، نیاز به شمارش دوباره با حضور هر دو گروه شمارش‌کننده و حسابرسان است.
در پایان شمارش، هرگونه اصلاح موردنیاز در برگه‌های شمارش باید با اطلاع حسابرسان و تایید هماهنگ‌کننده موجودی برداری انجام شود. نتایج به‌دست‌آمده باید با مدارک دائمی و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند. البته بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک می‌تواند پس از تایید هماهنگ‌کننده موجودی برداری انجام شود.
برگه‌های شمارش و صورت جلسات باید توسط تمامی مسئولین، از جمله شمارش‌کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی، امضا شوند و یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید به سرعت به حسابرسان ارسال شود.
تگ انبارگردانی چیست؟
تگ انبارگردانی یا برچسب انبارگردانی (Inventory Tag) یک علامت یا برچسب است که به کالاها یا مواد درون انبار اختصاص داده می‌شود. این برچسب‌ها معمولاً شامل اطلاعاتی مانند شناسه یا کد موجودی، نام کالا، واحد اندازه‌گیری، تاریخ دریافت یا تولید، تاریخ انقضا (در صورت لزوم) و سایر اطلاعات مربوطه می‌باشند. البته این اطلاعات به‌صورت بارکد، RFID، شماره سریال، QR کد یا متن ساده روی تگ نمایش داده می‌شوند.
با استفاده از تگ‌های انبارگردانی، می‌توان به سادگی کالاها را شناسایی، دسته‌بندی، ردیابی و موجودی انبار را مدیریت کرد؛ البته برچسب انبارگردانی بهبود دقت و سرعت در فرآیند انبارگردانی و کاهش خطا را به همراه دارد.
انبارگردانی وظیفه کیست؟
وظیفه اصلی انبارگردانی عموماً به عهده افرادی است که به عنوان انباردار یا مدیر انبار فعالیت می‌کنند. این شخص مسئولیت‌ها و وظایف مرتبط با مدیریت و کنترل انبارها را بر عهده دارد. البته این فرآیند ممکن است توسط کارشناسان لجستیک و کارکنان مرتبط با زنجیره تامین هم انجام شود. به طور کلی انبارگردانی در یک بازه زمانی مشخص توسط انباردار و یکی از اعضای تیم حسابداری برای ثبت موارد صورت می‌گیرد.
نمونه فرم انبارگردانی
فرم‌های انبارگردانی متفاوت نیز هستند؛ هر سازمان ممکن است از یک سیستم مدیریت انبار خاص برای کنترل و رصد مواد استفاده کند. این سیستم‌ها معمولاً قابلیت پیکربندی و سفارشی‌سازی دارند که بر‌اساس نیازهای سازمان، فرم‌ها و اسناد مرتبط با انبارگردانی در این سیستم‌ها تعریف می‌شوند.
بنابراین، متفاوت بودن فرم‌های انبارگردانی بستگی به نوع سازمان، سیستم مدیریت انبار و قوانین و مقررات مربوطه دارد. هدف اصلی این فرم‌ها، کنترل و مدیریت مواد و محصولات در انبار است و مطابق با نیازهای سازمان طراحی می‌شوند.
کلام آخر
به طور خلاصه، انبارگردانی به عنوان یک عامل اساسی در زنجیره تامین، نقش بسیار مهمی در موفقیت و رشد سازمان‌ها دارد. با بهره‌گیری از استراتژی‌ها و فنون مناسب در انبارگردانی، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا هماهنگی بین تقاضا و عرضه را بهبود داده، هزینه‌ها را به حداقل برسانند و در مسیر رقابتی بازار به موفقیت برسند. در این مطلب از صدگان سعی کردیم به طور جامع انبارگردانی چیست را توضیح دهیم.
نرم‌افزار انبار صدگان بهترین گزینه برای انبارگردانی و مدیریت موجودی کالاها است. اگر هنوز سوالی در این رابطه دارید، در بخش نظرات کامنت بگذارید، کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخگوی شما خواهند بود.
