سند افتتاحیه یکی از اسناد حسابداری مهم و اساسی است که در ابتدای هر دوره مالی ثبت میشود. این سند نشان می‌دهد که سازمان یا شرکت در اولین روز سال مالی چه دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ای دارد.
همچنین سند افتتاحیه برای مدیریت و کنترل اسناد مالی، سنجش عملکرد مالی، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری برای آینده، شفاف‌سازی مالیات و سهولت در بستن حساب‌ها مزایای بسیاری دارد. در ادامه به بررسی موضوع سند افتتاحیه چیست و نحوه صدور سند افتتاحیه حسابداری خواهیم پرداخت.
سند افتتاحیه چیست؟
سند افتتاحیه یکی از انواع اسناد حسابداری است که در آغاز دوره مالی جدید ثبت شده و مانده حساب‌های دوره مالی قبل در آن ثبت می‌شوند. بهتر است که سند افتتاحیه اولین سندی باشد که در ابتدای دوره مالی در سیستم حسابداری ثبت میشود، اما اجباری بر آن نبوده و گاهی ثبت سند افتتاحیه برخی از شرکتها تا تیرماه هم طول خواهد کشید. در‌صورتی که شرکتی، برای اولین بار در طول یک سال، فعالیت‌های خود را شروع کرده باشد، اولین رویداد به وجود آمده در شرکت به عنوان سند افتتاحیه شناخته میشود.
نکته مهم برای ثبت سند افتتاحیه این است که باید ابتدا حساب‌های موقت و سپس حساب‌های دائمی در برنامه مالی سال قبل بسته شوند. اگر شرکتی بیش از یک سال فعالیت کرده باشد، سند افتتاحیه این شرکت از مانده حساب‌های دائمی و رابط سال مالی گذشته تشکیل خواهد شد، که در‌واقع از دارایی‌های جاری و غیر‌جاری، بدهی‌های جاری و غیر‌جاری و سرمایه شرکت تشکیل می‌شوند.
توجه داشته باشید که برای ثبت سند‌های افتتاحیه در شرکت‌هایی با بیش از یک سال سابقه کار ابتدا باید ثبت‌های سال گذشته بسته شوند و سپس آن‌ها را مثل یک شرکت که تازه فعالیت خود را آغاز کرده است، ثبت نمود.
ویژگی‌های سند افتتاحیه
سند افتتاحیه دارای ویژگی‌های خاصی است که آن را از سایر اسناد حسابداری متمایز می‌کند. ویژگی‌ها سند افتتاحیه عبارت‌اند از:
- سند افتتاحیه تنها یک بار در سال ثبت میشود و از اولین روز سال مالی جدید معتبر است.
- سند افتتاحیه تنها شامل حساب‌های دائمی و رابط است و حساب‌های موقت در آن ثبت نمی‌شوند.
- سند افتتاحیه تنها سندی است که پیوست نداشته و پیوست آن اظهارنامه مالیاتی دوره مالی قبل است.
- سند افتتاحیه تنها سندی است که مانده حساب افتتاحیه آن مساوی صفر خواهد بود. یعنی مجموع بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام برابر مجموع دارایی‌ها است. این موضوع نشان می‌دهد که سند افتتاحیه بر‌اساس اصل تعادل حسابداری تنظیم میشود.
- سند افتتاحیه تنها سندی است که تاریخ آن می‌تواند با تاریخ ثبتش متفاوت باشد. یعنی می‌توان سند افتتاحیه را در هر زمانی از سال مالی ثبت کرد، اما تاریخ آن باید اولین روز سال مالی باشد.
- سند افتتاحیه تنها سندی است که شماره آن می‌تواند با شماره سند قبلی خود متفاوت باشد. یعنی می‌توان سند افتتاحیه را با هر شماره‌ای که مدیریت تعیین کند ثبت کرد، اما باید از شماره سند بعدی آن جلوتر باشد.
آموزش ثبت سند افتتاحیه
ثبت سند افتتاحیه یکی از کارهایی است که حسابدار در شرکت انجام می‌دهد. برای انجام این‌کار، اول باید حساب‌های سال قبل را ببندیم. یعنی اول حساب‌های هزینه را ببندیم، بعد حساب‌های درآمد و در آخر حساب‌های سود را خواهیم بست. بعد از اینکه حساب‌ها را بستیم، سند اختتامیه را ثبت می‌کنیم. برای انجام این‌کار نیز می‌توانیم از نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده کنیم.
همچنین وقتی که سال مالی جدید شروع شد، سند افتتاحیه را ثبت می‌کنیم. در این سند، مانده‌هایی که در سند اختتامیه سال قبل بودند، به عنوان موجودی اول دوره ثبت می‌شوند.
آموزش ثبت سند افتتاحیه برای شرکت‌های تازه تاسیس
برای شرکت‌هایی که تازه تاسیس شده‌اند و برای اولین بار در سال، فعالیت‌های خود را شروع کرده‌اند، ثبت سند افتتاحیه کاری ساده است. این شرکتها تنها باید دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ای که در ابتدای فعالیت خود دارند را وارد سیستم حسابداری کنند. این اقلام را می‌توان در قرارداد تاسیس شرکت یا در سند اولین رویداد مالی شرکت مشاهده کرد.
مثلا اگر یک شرکت با سرمایه 100 میلیون تومان تاسیس شده باشد و از این مبلغ 50 میلیون تومان را به‌صورت نقد و 50 میلیون تومان را به‌صورت ماشین آلات وارد شرکت کرده باشد، یک سند با مبلغ 100 میلیون تومان ثبت می‌کنیم که در آن حساب نقد و حساب ماشین آلات را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می‌کنیم. این سند همان سند افتتاحیه شرکت است و نشان می‌دهد که شرکت در اولین روز فعالیت خود چه دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ای دارد.
در ثبت سند افتتاحیه چه نکاتی باید رعایت کنیم؟
برای ثبت سند افتتاحیه باید به چند نکته توجه کرد که به شرح زیر هستند:
- سند افتتاحیه باید در ابتدای دوره مالی جدید ثبت شود. اگرچه این‌کار اجباری نیست و می‌توان سند افتتاحیه را در هر زمانی از سال مالی ثبت کرد، اما توصیه میشود که این‌کار را در اسرع وقت انجام دهید. همچنین این‌کار باعث میشود که اسناد مالی شرکت به‌روز و دقیق باشند و از ایجاد اختلالات و اشتباهات جلوگیری شود.
- سند افتتاحیه باید با تاریخ اولین روز سال مالی ثبت شود. اگرچه می‌توان سند افتتاحیه را با هر تاریخی که مدیریت تعیین کند ثبت کرد، اما باید مطمئن شد که تاریخ سند افتتاحیه با تاریخ شروع دوره مالی یکسان باشد. این‌کار باعث میشود که سند افتتاحیه نسبت به سایر اسناد حسابداری هماهنگ باشد و از ابهامات و اختلافات جلوگیری شود.
- سند افتتاحیه باید با شماره مناسب ثبت شود. اگرچه می‌توان سند افتتاحیه را با هر شماره‌ای که مدیریت تعیین کند ثبت کرد، اما باید مطمئن شد که شماره سند افتتاحیه با شماره سند قبلی آن متفاوت باشد. این‌کار باعث میشود که سند افتتاحیه نسبت به سایر اسناد حسابداری متمایز باشد و از تکراری و اشتباه شدن جلوگیری شود.
عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه؛ ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه
برای تنظیم سند افتتاحیه باید به چند عامل تاثیرگذار توجه کرد:
- نوع شرکت: این عامل تاثیر مهمی در تنظیم سند افتتاحیه دارد. مثلا اگر یک شرکت با شرکتی دیگر ادغام شود، سند افتتاحیه باید شامل مجموع دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه هر دو شرکت باشد.
- نوع سیستم حسابداری: برای شرکت‌هایی که از سیستم حسابداری تک مرحله‌ای استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه تنها شامل حساب‌های دائمی است و حساب‌های رابط در آن ثبت نمی‌شوند. برای شرکت‌هایی که از سیستم حسابداری دو مرحله‌ای استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه شامل حساب‌های دائمی و رابط است و حساب‌های موقت در آن ثبت نمی‌شوند.
برای شرکت‌هایی که از سیستم حسابداری سه مرحله‌ای استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه شامل تمام حساب‌های حسابداری است و هیچ حسابی در آن بسته نمی‌شود. در این سیستم، سند افتتاحیه تنها برای نمایش مانده حساب‌ها در ابتدای دوره مالی استفاده میشود و هیچ تاثیری در محاسبه سود و زیان ندارد.
- نوع دفتر روزنامه: برای شرکت‌هایی که از دفتر روزنامه یک ستونه استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه تنها شامل یک ستون است که در آن مانده حساب‌های دائمی و رابط را به‌صورت بدهکار یا بستانکار نشان می‌دهد. برای شرکت‌هایی که از دفتر روزنامه دو ستونه استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه شامل دو ستون است که در آن مانده حساب‌های دائمی و رابط را به صورت جداگانه در ستون بدهکار و ستون بستانکار نشان می‌دهد.
برای شرکت‌هایی که از دفتر روزنامه چند ستونه استفاده می‌کنند، سند افتتاحیه شامل چند ستون است که در آن مانده حساب‌های دائمی و رابط را به‌صورت تفکیک‌شده بر‌اساس نوع حساب در ستون‌های مختلف نشان می‌دهد. مثلا می‌توان یک ستون برای دارایی‌ها، یک ستون برای بدهی‌ها و یک ستون برای سرمایه در‌نظر گرفت.
سند افتتاحیه چه مزایایی دارد؟
سند افتتاحیه یک سند حسابداری مهم و اساسی است که مزایای زیادی برای شرکت دارد. این مزایا عبارت‌اند از:
- سند افتتاحیه باعث میشود که اسناد مالی شرکت به‌روز و دقیق باشند و از اختلالات و اشتباهات جلوگیری شود. با ثبت سند افتتاحیه، مانده حساب‌های دوره مالی قبل به دوره مالی جدید منتقل می‌شوند و از این طریق، تاریخچه مالی شرکت ثبت و نگهداری میشود. این‌کار باعث خواهد شد که اسناد مالی شرکت هماهنگ و یکپارچه باشند و از تضاد و تناقض در آن جلوگیری شود.
- سند افتتاحیه باعث میشود که مدیریت و کنترل اسناد مالی شرکت آسان‌تر و بهتر شود. با ثبت سند افتتاحیه، می‌توان از مانده حساب‌های دوره مالی قبل برای مقایسه و ارزیابی عملکرد مالی شرکت در دوره مالی جدید استفاده کرد. این‌کار باعث میشود که مدیریت بتواند نقاط قوت و ضعف شرکت را شناسایی کرده و برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مناسب برای بهبود و رشد شرکت انجام دهد.
- سند افتتاحیه باعث میشود که شفاف‌سازی مالیاتی شرکت امکان‌پذیر شود. با ثبت سند افتتاحیه، می‌توان از مانده حساب‌های دوره مالی قبل برای محاسبه و پرداخت مالیات شرکت در دوره مالی جدید استفاده کرد. این‌کار باعث میشود که شرکت از پرداخت مالیات بیش از حد یا کمتر از حد جلوگیری کرده و از احتمال بروز جرائم مالیاتی پیشگیری کند.
- سند افتتاحیه باعث میشود که سهولت و سرعت در بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی فراهم شود. با ثبت سند افتتاحیه، می‌توان از مانده حساب‌های دوره مالی قبل برای تهیه اسناد مالی شرکت در پایان دوره مالی جدید استفاده کرد. این‌کار باعث میشود که زمان و هزینه مربوط به بستن حساب‌ها کاهش یابد و اسناد مالی شرکت به موقع و با کیفیت تهیه شوند.
تراز افتتاحیه چیست؟
تراز افتتاحیه یک گزارش حسابداری است که مانده حساب‌های سند افتتاحیه را در یک تاریخ مشخص نشان می‌دهد. تراز افتتاحیه معمولا در ابتدای دوره مالی جدید تهیه میشود و می‌توان از آن برای بررسی وضعیت مالی شرکت در آغاز دوره مالی استفاده کرد.
تراز افتتاحیه دارای دو ستون است: ستون سمت چپ که دارایی‌ها را نشان می‌دهد و ستون سمت راست که بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را نمایش خواهد داد. همچنین مجموع دارایی‌ها باید برابر با مجموع بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام باشد. این اصل تعادل، حسابداری نام دارد و بر‌اساس آن سند افتتاحیه تنظیم میشود.
جمع بندی
سند افتتاحیه یکی از اسناد مالی مهم در حسابداری است که در ابتدای هر دوره مالی ثبت میشود. این سند شامل مانده حساب‌های دارایی، بدهی و سرمایه در پایان دوره مالی قبلی است و ویژگی‌های خاصی دارد که آن را نسبت به سایر اسناد حسابداری متمایز خواهد کرد.
سوالات متداول
سند افتتاحیه چه تفاوتی با سند اختتامیه دارد؟
سند افتتاحیه و سند اختتامیه دو سند حسابداری هستند که در ابتدا و انتهای دوره مالی ثبت می‌شوند. سند افتتاحیه نشان می‌دهد که شرکت در ابتدای دوره مالی جدید چه دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ای دارد و از کجا آمده‌اند. در‌حالی که سند اختتامیه نشان می‌دهد شرکت در انتهای دوره مالی چه سود یا زیانی کسب کرده است و چه تغییراتی در دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه آن رخ داده است.
سند افتتاحیه چه زمانی ثبت میشود؟
توصیه میشود که ثبت سند افتتاحیه در ابتدای دوره مالی در سیستم حسابداری انجام پذیرد، ولی به طورکلی این امر الزامی نیست و گاهیاوقات ممکن است برای برخی از شرکتها تا ماه تیر هم به طول انجامد.
