سند اختتامیه: آموزش ثبت سند اختتامیه و نحوه بستن حساب ها

در پایان سال یا پایان یک دوره مالی، لازم است که فاکتوری از سود و زیان و درآمد و بدهی‌های آن دوره تهیه شده و تمام حساب‌های دوره جاری بسته یا به دوره مالی بعدی، انتقال پیدا کنند. سندی که شامل این محاسبات باشد؛ سند اختتامیه نام دارد. برای ثبت این سند لازم است ابتدا حساب‌های دائمی، موقت یا مخلوط را از هم تفکیک کرده و هر کدام را با قواعد مربوط به خود، ببندید. در ادامه این مطلب از مجموعه صدگان به طور کامل نحوه ثبت سند اختتامیه و بستن حساب ها را آموزش خواهیم داد.

سند اختتامیه چیست؟

سند اختتامیه، آخرین سند حسابداری ثبت شده در یک دوره سالانه، یا یک دوره کاری است. برای ثبت این سند ابتدا لازم است تمام حساب‌های دائمی یا موقت بسته شده، و وضعیت سود و زیان مشخص شود. بعد از ثبت این سند، دیگر امکان صدور سندهای دیگر حسابداری وجود ندارد؛ و باید تا شروع دوره بعد و صدور سند افتتاحیه منتظر ماند.

چرا که بعد از ثبت سند اختتامیه، تمام حسا‌ب‌های موقت به دوره مالی بعد یا سال بعد انتقال یافته و تمام حساب‌های موقت بسته می‌شوند؛ و وضعیت سود و زیان‌ها، هزینه‌ها و بهای تمام شده، مشخص می‌شود و باقی‌مانده حساب در این دفاتر به صفر می‌رسد. 

به نوعی یک بالانس بین سند اختتامیه و افتتاحیه ایجاد می‌شود؛ تا تمام حساب‌های دائمی را هم در بر‌بگیرد. به‌عبارتی می‌توان گفت که دلیل ثبت سند افتتاحیه این است، که وضعیت مالی تمام حساب‌های موقت مشخص شده و آن‌ها را ببندند. سپس حساب‌های دائمی را به دوره مالی بعد انتقال دهند.

دلیل استفاده از این سند این است که میزان سود و زیان یا بدهی مجموعه تجاری در آن دوره مشخص شود. کسی که این سند را ثبت می‌کند؛ باید بر ماهیت بستانکار یا Credit و بدهکار یا Debit بودن و صورت های مالی گوناگون مثل ترازنامه یا Balance Sheet کاملا مسلط باشد.

چه زمانی به ثبت سند اختتامیه احتیاج است؟

گاهی به‌ دلایلی لازم است که حساب مشتری‌ها در طول یک دوره بسته شوند؛ و یا پایان دوره‌های مالی شرکت فرا رسیده‌است، در این مواقع نیاز است که سند اختتامیه ثبت شود.

بستن حساب‌ها طی دوره مالی

گاهی مشتریان در طول یک دوره مالی، به دلایل مختلف مانند عدم پرداخت بدهی یا قطع همکاری، به سند اختتامیه نیاز پیدا می‌کنند. همچنین گاهی اتفاق می‌افتد که در طول همکاری یک سری تخفیفات به مانده حساب مشتری تعلق بگیرد. با توجه به این موارد، لازم است که مانده بدهی‌های مشتریان با تمام مطالبات سوخته شده و مالیات مشخص شده ثبت شود؛ و یا به همراه سرفصل‌های مناسب، به مرحله ثبت برسند.

بستن حساب‌ها در پایان یک دوره مالی

وقتی یک دوره مالی به پایان برسد؛ لازم است که میزان دقیق سود و زیان مشخص شده و باقی‌مانده حساب به سالنامه مالی انتقال پیدا کند. بعد از آن باید یک سند اختتامیه برای پایان سال مالی و حسا‌ب سال بعد ثبت شود.

همچنین لازم است که تمام حساب‌های موقت و دائمی بسته شده؛ و به سند افتتاحیه سال بعد انتقال پیدا کنند. به یاد داشته‌باشید که مشخص کردن باقی‌مانده حسا‌ب‌ها همراه سند اختتامیه، کاملا برعکس سند افتتاحیه است؛ چرا که در سند اختتامیه، بانک‌ها نقش بستانکار را دارند.

آموزش ثبت سند اختتامیه

اولین قدم در ثبت سند اختتامیه، این است که تمام اسناد مالی را تایید کنید. سپس حساب‌های مربوط به هزینه و درآمد و در‌نهایت حساب‌های سود و زیان بسته شده و سند اختتامیه، ثبت شود.

بستن حساب‌های موقت، دائم و مخلوط

پروسه اتمام و بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی با نگاه به نوع حساب اجرایی می‌شود. این حساب‌ها شامل حساب‌های موقت یا سود و زیانی، حساب‌های دائم یا ترازنامه‌ای و حساب‌های مخلوط هستند. برای اینکه تمام حساب‌های پایان سال بسته شود؛ ابتدا همه حساب‌های موقت تحت یک حساب دائم بسته می‌شوند؛ بعد از آن مانده همه حساب‌های دائمی نیز بسته شده و به حساب افتتاحیه دوره بعدی انتقال پیدا می‌کند.

بستن حساب‌های موقت

بعضی از حساب‌های این گروه مربوط به درآمد و هزینه‌ها هستند؛ که شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزدها، پرداخت قبوض  و… می‌باشند؛ که در پایان دوره مالی بسته می‌شوند. ثبت بستن حساب‌های موقت به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی‌شود.

بستن حساب‌های مخلوط

برخی از حساب‌های مخلوط که می‌توان به آن اشاره کرد؛ پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد است؛ که از دو بخش موقت و دائم تشکیل می‌شود. درپایان دوره مالی بخشی از این حساب‌ها به عنوان حساب موقت بسته شده؛ و برخی دیگر به عنوان حساب دائم به دوره مالی بعد منتقل می‌شوند.

بستن حساب‌های دائمی

بعضی از حساب‌های این گروه شامل دارایی، بدهی و حقوق سهام‌داران است؛ که برای پرداخت آن از موجودی نقدی یا بانکی یا حساب‌های دریافتی تجاری، سرمایه و… استفاده می‌کنند؛ و مانده آن در پایان دوره مالی بسته شده و مستقیما به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. 

بستن حساب‌‌های موقت در پایان سال

برای بستن حساب‌های موقت، به یک حساب واسط به نام خلاصه سود و زیان نیاز داریم. برای اجرایی کردن بستن حساب‌های موقت باید مراحل زیر را دنبال نمایید.

بستن حساب درآمد یا فروش

مانده حساب درآمد و فروش بدهکار محسوب شده و معادل همین مبلغ خلاصه سود و زیان، بستانکار است.

بستن حساب هزینه

معادل جمع تمام این هزینه‌ها شامل خلاصه سود و زیان و هزینه‌های بستانکار می‌شود.

بستن حساب خلاصه سود و زیان

پس از بستن حساب هزینه و حساب درآمد یا فروش، لازم است که حساب سود انباشته هم بسته شود.

بستن حساب‌های دائمی در پایان سال

قبل از بستن حساب‌های دائمی در ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و دیگر موارد را از هم تشخیص داده و ثبت کنید. برای محاسبه هر‌کدام از این موارد، باید به صورت زیر اقدام کنید:

روش محاسبه میزان مالیات

براساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد برابر 25 درصد سود خالص است. پیش از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد لازم است که با در نظر گرفتن قانون مالیات‌های مستقیم، مواردی مانند درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مربوط به درآمد معاف، از مبلغ کسر شود.

روش محاسبه اندوخته قانونی

 به قسمتی از سود خالص سالانه، اندوخته قانونی گفته می‌شود. ماده قانون 14 اصلاحیه قانون تجارت، کسب‌وکارها را ملزم کرده است که این مبلغ را به عنوان ذخیره قانونی برشمرده و آن را سیو کنند. طبق قانون سالانه، 5 درصد از سود شرکت به عنوان اندوخته قانونی ذخیره می‌شود؛ و این کار تا زمانی ادامه دارد که اندازه آن به 10 درصد سرمایه برسد.

 بعد از اینکه مقدار اندوخته با 10 درصد سرمایه برابر شد؛ بعد از آن الزامی به سیو کردن مقدار بیشتر وجود ندارد و تصمیم آن به هیئت مدیره مجموعه مرتبط است.

روش محاسبه سایر اندوخته‌ها

نگه‌ داشتن دیگر اندوخته‌ها، ضروری نبوده و به تشخیص هیئت مدیره مربوط است. این اندوخته‌ها از سود خالص و طبق تصویبات هیئت مدیره معین می‌شوند.

باقی‌مانده این حساب‌ها بعلاوه دیگر حساب‌های دائمی به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌شوند. برای این کار به حساب تراز اختتامیه نیاز داریم. به‌ این صورت که تمام حساب‌های دائم که مانده بستانکار هستند؛ را بدهکار نموده و حساب تراز اختتامیه بستانکار می‌شود. در‌نهایت تراز اختتامیه باقی‌مانده حساب‌هایی که مانده بدهکار دارند؛ بدهکار نموده و تمام حساب‌های دارای مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم.

چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید

پس از بستن حساب‌ها و ثبت سند اختتامیه، در آغاز سال جدید باید سند افتتاحیه ثبت شود. روند انجام این کار برعکس ثبت سند افتتاحیه است. در این حساب تراز افتتاحیه، جای تراز اختتامیه را می‌گیرد. 

دقت کنید که تراز اختتامیه در آخر یک دوره مالی و تراز افتتاحیه در آغاز یک دوره مالی ایجاد می‌شود؛ و با نگاه به گردش برابر حساب‌های بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان بسته می‌شوند. هرچند ایجاد این ترازها الزامی نیست و تنها می‌توان در زمان بستن حساب‌های پایان دوره مالی، همه حساب‌های بستانکار را بدهکار کرده و در آرتیکل مقابل همه حساب‌های بدهکار را بستانکار کرد.

سخن آخر

سند اختتامیه برای مشخص کردن جزئیات حسا‌ب‌ها در پایان یک دوره مالی، تنظیم می‌شود. در صورت قطع همکاری، سند اختتامیه آخرین سند ثبت شده است؛ و در صورت ادامه همکاری، محاسبات به سند افتتاحیه انتقال پیدا می‌کنند؛ تا دوره مالی جدید را با آن آغاز کنند. برای تنظیم سند افتتاحیه، به جزئیات حساب‌های دائمی، موقت و مخلوط نیاز دارید؛ تا وضعیت درآمد یا هزینه‌ها را مشخص کرده؛ و محاسبات مالی آن دوره را ببندید.

سوالات متداول