حسابداری نقدی یکی از روش‌های حسابداری است که در آن تنها زمانی درآمدها و هزینه‌ها ثبت می‌شوند که وجه نقد دریافت یا پرداخت شده باشد. این روش برای کسب‌وکارهای کوچک و تازه تاسیس مناسب است. اما در‌عین‌حال این روش محدودیت‌هایی هم دارد که باعث می‌شود وضعیت مالی شرکت به‌صورت واقعی نشان داده نشود. در ادامه این مطلب به بررسی حسابداری نقدی چیست و برای چه کسبوکارهایی مهم است می‌پردازیم.
تعریف مبنای حسابداری نقدی
در حسابداری نقدی به زمان تحقق درآمد یا هزینه توجه نمی‌شود. برای مثال، اگر شما یک کالا را در ماه خرداد فروخته باشید و پول آن را در ماه تیر دریافت کنید، در مبنای نقدی، درآمد شما در ماه تیر ثبت می‌شود. این روش برای کسب‌وکارهای کوچک یا ساده که موجودی نقد کمی دارند و بیشتر معاملات آن‌ها به‌صورت نقدی انجام می‌شود، مناسب است.
اما این روش برای شرکت‌های بزرگ یا پیچیده که موجودی نقد و غیرنقد زیادی دارند و بیشتر معاملات آن‌ها به‌صورت اعتباری انجام می‌شود، وضعیت مالی واقعی آن‌ها را نشان نمی‌دهد. بنابراین، شرکت‌ها معمولا از مبنای حسابداری تعهدی استفاده می‌کنند که در آن درآمد یا هزینه زمانی ثبت می‌شود که تحقق آن بدون توجه به زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد رخ دهد.
مبنای نقدی تعدیل شده
مبنای نقدی تعدیل شده یک روش حسابداری است که بین مبنای نقدی و مبنای تعهدی قرار دارد. در این روش، برخی از درآمدها و هزینه‌ها براساس مبنای نقدی و برخی دیگر براساس مبنای تعهدی ثبت می‌شوند.
این روش برای شرکت‌هایی که می‌خواهند از سادگی مبنای نقدی بهره ببرند و در‌عین‌حال از دقت مبنای تعهدی استفاده کنند، مناسب است. برای مثال، شرکتی که از مبنای نقدی تعدیل شده استفاده می‌کند، ممکن است درآمد خود را براساس مبنای نقدی و هزینه‌های پرسنلی خود را براساس مبنای تعهدی ثبت کند.
یک مثال در خصوص مبنای حسابداری نقدی
برای مثال، فرض کنید شرکت الف در تاریخ ۱۵ مهر ۱۴۰۲ یک فاکتور به مبلغ ۱۰ میلیون تومان به شرکت ب صادر کرده است. اما پول این فاکتور را در تاریخ ۱۵ آبان ۱۴۰۲ دریافت می‌کند. در این صورت، براساس مبنای حسابداری نقدی، شرکت الف در تاریخ ۱۵ آبان ۱۴۰۲ درآمد خود را ثبت می‌کند. زیرا در این تاریخ پول را دریافت کرده است.
تفاوت روش حسابداری نقدی با روش حسابداری تعهدی
روش حسابداری نقدی و روش حسابداری تعهدی دو روش مختلف برای شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه‌های یک شرکت هستند. تفاوت اصلی این دو روش در زمان ثبت معاملات است. در روش حسابداری نقدی، تنها زمانی که وجه نقد دریافت یا پرداخت شده باشد، درآمد یا هزینه ثبت می‌شود.
اما در روش حسابداری تعهدی، زمانی که شرکت حق دریافت یا پرداخت داشته باشد، بدون توجه به تبادل وجه نقد، درآمد یا هزینه ثبت می‌شود. این روش از اصل تطبیق پیروی می‌کند که براساس آن درآمدها و هزینه‌های مربوط به یک دوره، در همان دوره شناسایی می‌شوند.
مثال مقایسه حسابداری تعهدی با حسابداری نقدی
فرض کنید شرکت الف در تاریخ ۱۵ خرداد ۱۴۰۰ یک پروژه را به شرکت ب فروخته و مبلغ ۱۰۰ میلیون تومان را در تاریخ ۱۵ تیر ۱۴۰۰ دریافت کرده است. همچنین شرکت الف در تاریخ ۱۵ خرداد ۱۴۰۰ یک فاکتور به مبلغ ۵۰ میلیون تومان را بابت خرید کالا از شرکت ج پرداخت کرده است.
اگر شرکت الف از مبنای حسابداری نقدی استفاده کند، در تاریخ ۱۵ خرداد ۱۴۰۰ هیچ درآمد یا هزینه‌ای ثبت نمی‌کند. اما در تاریخ ۱۵ تیر ۱۴۰۰، ۱۰۰ میلیون تومان درآمد و ۵۰ میلیون تومان هزینه را ثبت می‌کند. بنابراین سود خالص شرکت الف در تاریخ ۱۵ تیر ۱۴۰۰ برابر با ۵۰ میلیون تومان خواهد بود.
اما اگر شرکت الف از مبنای حسابداری تعهدی استفاده کند، در تاریخ ۱۵ خرداد ۱۴۰۰، ۱۰۰ میلیون تومان درآمد و ۵۰ میلیون تومان هزینه را ثبت می‌کند. بنابراین سود خالص شرکت الف در تاریخ ۱۵ خرداد ۱۴۰۰ برابر با ۵۰ میلیون تومان خواهد بود. در تاریخ ۱۵ تیر ۱۴۰۰، شرکت الف تنها وجه نقد را دریافت و پرداخت می‌کند، اما هیچ درآمد یا هزینه‌ای ثبت نمی‌کند.
این مثال نشان می‌دهد که روش حسابداری نقدی و تعهدی می‌توانند بر سود و زیان و وضعیت مالی شرکت تاثیر متفاوتی داشته باشند.
کسب و کارهای مناسب برای استفاده از حسابداری نقدی
حسابداری نقدی دارای مزایایی هم‌چون سادگی، راحتی، کاهش هزینه‌های حسابداری و نشان دادن جریان نقدی واقعی است که برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب خواهد بود. اما این روش نمی‌تواند برای کسب‌وکارهای بزرگ استفاده شود؛ چرا که امکان تطابق بین درآمدها و هزینه‌های مربوط به آن‌ها را ندارد و نمی‌تواند وضعیت مالی شرکت را به‌صورت کامل و دقیق نشان دهد.
برخی از کسبوکارهایی که می‌توانند از حسابداری نقدی استفاده کنند عبارت‌اند از:
- کسبوکارهایی هم‌چون آرایشگاه یا کافه که تعداد مشتریان و فروش‌های آن‌ها کم است و اکثراً از طریق نقدی انجام می‌شود.
- کسبوکارهایی هم‌چون یک مشاور که تعداد تامین‌کنندگان و خرید‌های آن‌ها کم است و اکثراً از طریق نقدی انجام می‌شود.
- کسبوکارهایی هم‌چون یک فریلنسر یا یک مدرس که نیاز به گزارشگیری مالی دقیق و مفصل ندارند و فقط می‌خواهند موجودی نقدی خود را مدیریت کنند.
جمع بندی
حسابداری نقدی یکی از دو روش اصلی حسابداری است که براساس زمان تبادل وجه نقد، درآمدها و هزینه‌ها را شناسایی و ثبت می‌کند. این روش برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است و مزایایی را هم به همراه دارد. اما یک روش جایگزین برای حسابداری نقدی وجود دارد و آن هم حسابداری تعهدی است که براساس زمان تحقق، درآمدها و هزینه‌ها را شناسایی و ثبت می‌کند که به طور کلی برای کسب‌وکارهای بزرگ مناسب‌تر است.
سوالات متداول
چه زمانی باید از حسابداری تعهدی استفاده کنیم؟
اگر کسبوکار شما بزرگ، پیچیده و متعهد به قوانین و مقررات حسابداری است، بهتر است از حسابداری تعهدی استفاده کنید.
چگونه می‌توانیم از مبنای نقدی تعدیل شده استفاده کنیم؟
برای استفاده از مبنای نقدی تعدیل شده، باید ابتدا تصمیم بگیریم که کدام درآمدها و هزینه‌ها را براساس مبنای نقدی و کدام را براساس مبنای تعهدی ثبت کنیم. سپس باید قواعد و شرایطی را برای ثبت درآمدها و هزینه‌ها تعیین کنیم.
چه معیارهایی برای انتخاب روش حسابداری نقدی یا تعهدی وجود دارد؟
برای انتخاب روش حسابداری نقدی یا تعهدی، باید به معیارهایی هم‌چون اندازه و نوع کسبوکار، نیاز به گزارشگیری مالی، قوانین و مقررات حسابداری، جریان نقدی و تطابق درآمدها و هزینه‌ها توجه کرد.
