بخش مهمی از محاسبات حسابداری و مالی در شرکت‌ها و سازمان‌ها مربوط به زمانی میشود که اطلاعات باید جزبه‌جز بررسی شده و مغایرت یا هرگونه خطایی در آن اصلاح شود. بخشی از این فرایند که بر‌اساس چک لیست از پیش تعیین‌شده و در بازه زمانی مشخص انجام میشود، صورت مغایرت بانکی است که در ادامه به بررسی صورت مغایرت بانکی چیست و آشنایی با مراحل ثبت و تهیه حسابداری آن می‌پردازیم.
صورت مغایرت بانکی در حسابداری چیست؟
تیم حسابداری هر سازمانی مسئول رسیدگی به حساب و کتاب کل مجموعه است و باید هرگونه مغایرت بانکی را بررسی و گزارش دهد. مغایرت بانکی که همان چک‌لیست حسابهای سازمان در بازه زمانی مشخص مثلاً یک سال یا یک ماه است، در اسناد حسابداری آن مجموعه ثبت و توسط حسابداران و یا صاحبان حساب بررسی میشود تا هرگونه اصلاحی به فوریت انجام شده و مشمول پرداخت جریمه نشود.
در‌صورتی که مغایرت بانکی در موعد مقرر اصلاح شده و به‌صورت صحیح در اسناد مالی ثبت شود، بسیاری از مشکلات حسابداری و مالی برطرف‌شده و حسابهای سازمان کاملاً روشن و شفاف خواهد بود؛ در‌نتیجه مشکل مالیاتی هم همراه نخواهد داشت. حال چرا تهیه صورت مغایرت بانکی برای یک مجموعه اهمیت بالایی دارد؟
چرا تهیه صورت مغایرت بانکی اهمیت دارد؟
صورت مغایرت بانکی ابزاری برای سنجش سازگاری بین موجودی حساب بانکی و موجودی ثبت‌شده در سیستم حسابداری سازمان است که برای پرداخت مالیات، تنظیم و ارائه ترازنامه مالی اهمیت دارد. این سند مهم برای اطلاع از وضعیت مالی سازمان، بررسی موجودی و به‌روزرسانی وضعیت حسابهای بررسی‌شده و سندی برای محاسبات اصولی و درست است.
در‌واقع وقتی این تراز آزمایشی با ترازنامه مقایسه شود، صحت اطلاعات مالی مورد بررسی قرار می‌گیرد. علاوه‌بر‌این صورت مغایرت بانکی به دلایل زیر هم حائز اهمیت است:
- اطلاع از اختلافات و مغایرت‌های بین موجودی‌های ثبت‌شده حسابداری سازمان و صورت‌حساب بانکی
- اطلاع از خطاهای ثبت‌شده در سیستم حسابداری و…
- شناسایی و بررسی مغایرت‌های مالی بین دفاتر حسابداری و صورت‌حساب بانکی
انواع اقلام باز در صورت مغایرت بانکی
اقلام باز در صورت مغایرت بانکی به ۴ مدل زیر تقسیم میشوند که در ادامه هر یک را مجزا توضیح خواهیم داد:
- اقلام باز بدهکار دفاتر
- اقلام باز بستانکار دفاتر
- اقلام باز بدهکار صورت‌حساب بانک
- اقلام باز بستانکار صورت‌حساب بانک
اقلام باز بدهکار دفاتر
اقلام باز همان اطلاعات مالی است که در ستون بدهکار دفاتر یک مجموعه یا سازمان ثبت‌شده اما در صورت‌حساب بانک نیست. در‌واقع این اقلام باید مانند سپرده بین راهی به مانده صورت‌حساب بانک اضافه شوند.
اقلام باز بستانکار دفاتر
اقلام باز بستانکار دفاتر باید در قسمت ستون بستانکار دفاتر سازمانی ثبت‌شده اما به آن باز می‌گویند؛ چون هنوز در صورت‌حساب بانک منعکس نشده است. همچنین این اقلام باید حتماً از مانده صورت‌حساب بانک کسر شوند.
اقلام باز بدهکار صورت‌حساب بانک
اقلام باز بدهکار در ستون بدهکار صورت‌حساب بانک ثبت‌شده اما بر‌خلاف موارد قبلی این بار در دفاتر مالی سازمان ثبت نمی‌شود. در‌واقع این اقلام باید مانند هزینههای بانکی و چک‌های لاوصول از مانده دفاتر شرکت کسر شوند.
اقلام باز بستانکار صورت‌حساب بانک
این نوع اقلام همان‌طور که از نامش مشخص است در ستون بستانکار صورت‌حساب بانکی ثبت شده اما اسناد آن در دست شرکت نیست؛ یعنی هنوز تیم حسابداری آن را ثبت نکرده است. اقلام باز بستانکار صورت‌حساب بانک مالی که مانند واریزی مشتریان است باید به مانده حساب شرکت و طبق دفاتر مالی اضافه شود.
نحوه تهیه صورت مغایرت بانکی
برای تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی می‌توان از مانده بانک، مانده دفاتر و مانده واقعی شرکت کمک گرفت.
روش اول بر‌اساس «مانده بانک»
در روش بر‌اساس مانده بانک، اول از همه باید مانده بانک در دفاتر شرکت مشخص شده و موارد زیر به‌عنوان موارد مالی که از حساب شرکت کم یا به آن افزوده شده، در‍نظر گرفته شود:
- مواردی که مانند وجوه بین راهی و مانده (بر‌اساس حساب بانکی) به حساب شرکت واریز شده است.
- مواردی مانند اسناد تنزیلی و چک‌های لاوصول که باید از حساب شرکت کم شود.
روش دوم بر مبنای «مانده دفاتر»
در روش دوم تیم حسابداری و مالی سازمان بر‌اساس وجوه بین راهی، چک‌های معوق، اسناد تنزیلی، چک‌های لاوصول و کارمزد بانک، از مانده صورت‌حساب بانکی به مانده بانک دفاتر حسابداری شرکت می‌رسند.
در‌واقع در این روش باید وجوه بین راه واریزی‌های دیگران را به همراه مانده دفاتر شرکت را به مانده حساب شرکت اضافه و در‌مقابل چک‌های معوق، اسناد تنزیلی، چک‌های لاوصول و کارمزد بانک را از مانده حساب شرکت کم کنید.
روش سوم بر‌اساس «مانده واقعی شرکت»
سومین روش محاسبه و تهیه صورت مغایرت بانکی بر‌اساس مانده واقعی شرکت است. در این روش حسابداران طبق دفاتر و صورت‌حساب بانک، صورت مغایرت بانکی را از صورت مانده بانک به دست می‌آورند. در این روش دو مدل از اقلام مانده باید اضافه شود. اولین مانده طبق دفاتر شرکت است و شامل موارد زیر میشود:
- کارمزد بانک
- اسناد تنزیلی
- چک لاوصول
- واریزی دیگران
دومین مانده هم شامل چک‌های معوق و وجوه بین‌راهی میشود که بر‌اساس دفاتر شرکت محاسبه میشود.
مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی
برای تهیه صورت مغایرت بانکی ابتدا باید تمام بررسی صورت‌حساب‌های بانکی و دفترهای شرکت از جهت برابر بودن لیست بدهکار و بستانکار بررسی شود، سپس باید صورت‌حساب بانکی را به تفکیک موضوع و بر‌اساس توضیحاتش بررسی کرد.
در مرحله بعدی باید تمامی اشتباهات اقلام باز ثبت‌شده در لیست بدهکار و بستانکار در صورت‌حساب بانک و دفاتر را پیدا و لیست کرد. حالا وقت مقابله کردن مبالغ بدهکار دفاتر با مبالغ بستانکار صورت‌حساب بانک برای پیدا کردن مغایرت و اصلاح آن است.
در مرحله آخر هم باید مبالغ بستانکار دفاتر را با مبالغ بدهکار صورت‌حساب بانک مقایسه کرد تا هرگونه اشتباه و مغایرتی برای اصلاح و بررسی مجدد پیدا شود.
آموزش ثبت حسابداری صورت مغایرت بانکی
برای ثبت حسابداری صورت مغایرت بانکی یا باید محاسبه را به‌صورت دستی انجام داده و یا از نرم‌افزارهای مالی مثل نرم‌افزار مالی یکپارچه صدگان کمک گرفت.
در روش دستی می‌توانید فرم‌هایی مانند صورت زیر را داشته و تمامی اطلاعات مالی را ثبت کنید تا برای محاسبات بعدی همه توضیحات و اقلام پرداختی یا دریافتی واضح باشد:
- واریزی‌های دیگران:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| بانک | ** | |
| حسابهای دریافتنی | ** |
- هزینههای بانکی:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| بانک | ** | |
| هزینههای بانکی | ** |
- چک‌های لاوصول:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| حسابهای دریافتنی | ** | |
| بانک | ** |
برای انجام این محاسبات در نرم‌افزار مالی یکپارچه صدگان هم باید در قسمت صورت‌حساب بانکی جدید اول فایل اکسل را دانلود کنید و سپس صورت‌حساب را در فرمت فایل، قرار داده و در سیستم آپلود کنید. در مرحله بعدی به قسمت جدید رفته و مغایرت جدید شماره‌حساب، صورت‌حساب و تاریخ را انتخاب کنید. بر‌اساس صورت‌حساب بانکی و دفاتری که قبلاً وارد کردید، اقلام بانک و دفتر و مانده دفاتر و بانک به شما نشان داده میشود. حالا می‌توانید مغایرت‌گیری را به‌صورت دستی و یا اتوماتیک با کمک نرم‌افزار مالی و بدون اتلاف وقت انجام دهید.
نمونه صورت مغایرت بانکی
سخن پایانی
در‌نهایت برای ترسیم ترازنامه دقیق و جلوگیری از سوء استفاده‌های مالی و اشتباهات، تهیه و ثبت صورت مغایرت بانکی برای شرکت‌ها ضروری است. در این مطلب سعی کردیم شما را با انواع اقلام باز در صورت مغایرت بانکی و روش‌های تنظیم ثبت صورت مغایرت بانکی آشنا کنیم.
همچنین برای ثبت حسابداری صورت مغایرت بانکی با‌توجه به اهمیت اجرای این محاسبات روشی که بر‌اساس استفاده از نرم‌افزار است نسبت به روش دستی مزیت بیشتری دارد. در‌صورتی هم که نیاز به استفاده از نسخه دمو دارید و یا می‌خواهید بر‌اساس نوع کسب‌وکارتان مشاوره گرفته و سپس نرم‌افزار مرتبط را سفارش دهید، با تیم پشتیبانی فروش صدگان در تماس باشید.
سوالات متداول
سپرده بین راهی چیست؟
به آن میزان از وجوه واریزی که به حساب جاری شرکت در بانک منتقل شده اما هنوز در دفاتر بانک به ثبت نرسیده؛ یعنی به بستانکار حساب شرکت انتقال نیافته، سپرده بین‌راهی می‌گویند. این وجوه معمولاً یک روز توسط بانک ثبت میشود.
چک لاوصول در حسابداری شرکت چیست؟
چکهایی که شرکت از مشتریانش گرفته؛ ولی برنامهای برای وصولش ندارد به نام چک لاوصول شناخته میشود. احتمال دارد که تیم حسابداری وصول این چکها را در سیستم انجام داده و به بانک دفاتر اضافه کند؛ ولی باید توجه کرد که این چک قرار نیست وصول شود و باید مبلغش از دفاتر کسر شده تا اختلافی در حسابهای سازمانی ایجاد نشود.
چه چیزهایی باعث محاسبات اشتباه و شکلگیری مغایرت بانکی میشوند؟
هرگونه اختلاف در مانده حسابها و صورت مغایرت بانکی به دلایل مختلفی مانند واریزی مشتری، اشتباهات مربوط به بانک و حتی کاستی و اشتباه تیم حسابداری سازمان رخ میدهد.
